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海辺でワーケーション！自然を感じて、自分をリセットすると仕事への集中力もアップ

～Polarisのはたらき方　vol6～

最近注目の「ワーケーション」。
ワークとバケーションを合わせた造語で、リゾート地などの旅先で「休暇」を楽しみつつ、テレワークで「仕事」もするはたらき方です。
Polarisでは、海に近いエリアへの引っ越しをきっかけに、マリンスポーツなどのアクティビティを楽しみつつ、テレワークで仕事をする「ワーケーションライクなはたらき方」*を実践しているメンバーがいます。そこで、今回はそのメンバーのワーケーションライクなはたらき方についてご紹介します。

「ワーケーションライクなはたらき方」*とは…実際のワーケーションは旅先ですが、自宅付近で自然とアクティビティを楽しんでいるので、「ライク（like）＝～のような」です。

【ＩＮＤＥＸ】

• ワーケーションライクなはたらき方とは？
• ワーケーションライクなはたらき方をするためには？
• ワーケーションライクなはたらき方の魅力

ワーケーションライクなはたらき方とは？

今回ご紹介するPolarisの取締役、野村香奈さんは、ロコワークデザイン事業部の統括として、ディレクション業務を担当しています。

取締役という肩書ではありながら、月に数回クライアント先との打合せ以外は、主に自宅からテレワークで仕事をする、場所に縛られないはたらき方を実践しています。

中学生、高校生からなる3人の娘の母でもある野村さんは、どんなはたらき方をしているのでしょうか？野村さんの一日をのぞいてみました。

【野村さんのある一日】

なんと、「仕事」と「休暇」の時間を行き来しながら1日を過ごすパターンが多いようです。

さらに、月に1、2回は千葉でのサーフトリップを楽しむために、終日休暇にすることもありますし、状況によっては終日仕事だけを行う日もあるのだとか。
また、都内のクライアント先に出向く際、電車での移動時間は1時間以上。移動時間はかかりますが、最寄り駅はほぼ始発駅のため、PC作業をする「仕事」時間として活用しているようです。

ワーケーションライクなはたらき方をするためには？

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、企業でもテレワークの導入は一気に加速しましたが、日本でワーケーションを実践しているのは、まだ一部の限られた人たちです。
ではどんなきっかけで、野村さんはワーケーションライクなはたらき方を始めたのでしょうか？

――ワーケーションライクなはたらき方を始めた経緯を教えてください。

野村さん：ちょうど５年半前、東京都目黒区から神奈川県逗子市に引っ越しました。引っ越しの目的は、「ワーケーションライクなはたらき方」をすることではなく、ゆったりとした子育て環境と広い住まいを求めてのことでした。

転居前までは、都心のオフィスで事務の仕事を週2、３回と、在宅でPolarisの仕事を少ししていました。三女も小学2年生になり、仕事を増やしたいと考えていたタイミングでしたので、転居によって都心での仕事をあきらめることに不満はありましたが、住まいと子育て環境を優先しました。

転居後、逗子エリアで仕事を探したのですが、やってみたいと思う仕事や、家族や自分の生活スタイルに合う条件の仕事に出合うことができませんでした。

さらにつらかったのは、家族以外とはほとんど交流の無い生活になってしまったことでした。子どもが3人とも小・中学生となり、親がいなくても行動できるようになっていたため、子どもの付き添いから発生するような、地域の人との繋がりを作る機会が無かったのです。

子育て仲間と充実した時間を過ごした都内の生活から、社会とも地域とも繋がりを失った、閉塞感のある郊外の生活へ――。

想定外の事態に危機感を覚え、まずは逗子エリアや海のことを知り、愛着を持てるようになろうと考えました。

様々に模索する中、出会ったのが、あるアウトドア系のフィットネスクラブです。ヨガ、トレイルランニング、カヤック…と、何を体験しても心が解放されるような楽しい経験で、すぐに入会を決めました。
定期的にマリンスポーツやトレイルランニングなどに取り組むようになると、海や山に親しみながらスポーツをすることで得られる心地よさにすっかり魅了されました。また、フィットネスクラブで会う地域の人たちとも徐々に顔見知りとなり、ゆるやかで心地よい関係が築かれていく中で、フィットネスクラブに通うことが生活の軸になっていきました。

Polarisで担当していた業務がもともとテレワークだったことと、当時は仕事の量も少なかったため、1日の中で「仕事」の時間と「休暇」の時間の両方を持つことが自然とできたことで、
「ワーケーションライクなはたらき方」がスタートしました。

その後、逗子エリアから比較的近い場所で、Polaris事業の一つである、「くらしのくうき」の案件がスタートし、ディレクション業務を引き受けたことをきっかけに、現在のように大きくPolarisに関わるようになります。

――ワーケーションライクなはたらき方をするために工夫していることはありますか？

何事においても限られた時間の中で集中して取り組むことを大切にしています。
時間を意識することで、「その時刻まではやりたいことに集中する」あるいは「その時刻までにはこの仕事を終わらせる」など、目標が明確になります。
パズルを組み立てるようにスケジュール調整を行うことで、一日のうちに様々な時間を過ごすことができます。

ワーケーションライクなはたらき方の魅力

――ワーケーションライクなはたらき方のどのようなところに魅力を感じていますか？

仕事だけでなく、子育てのことで悩んだ時も、海や山で身体を動かすと、リラックスして心が解放されます。心身ともにニュートラルな状態になったところで、仕事時間にスイッチすると、集中力を最大限に発揮できると感じています。柔軟な発想をする上でも、大きなメリットです。

仕事内容にもよりますが、担当業務が遂行できていれば、やり方は本人に任せる、という成果主義の考え方と仕組みがあれば、はたらく時間と場所の選択肢は無限大です。

仕事時間と休暇時間を自分でコントロールし、1日の中に両方の時間があるというはたらき方は、私にはとても合っていると感じています。

「ワーケーションライクなはたらき方」、イメージいただけましたでしょうか？
Polarisでは多様なメンバーが仕事に関わることを可能にするために、起ち上げ当初からテレワークを導入し、仕事の内容や量を自ら選ぶことができるような仕組み作りを進めています。
誰にとっても、自分に合ったはたらき方を選べることはとても大切なことです。
一人一人が自分の望む暮らしを実現するために、はたらきの方の多様性は、今後ますます求められていくのではないでしょうか。

リンク
Polarisのはたらき方VOL.1 【Polaris流テレワーク】スタート編
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編
Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】 オンラインお茶会＆飲み会編
テレワークで雑談タイムを設けるとどうなるのか？

テレワークで雑談タイムを設けるとどうなるのか？

Polarisでの仕事は個人事業主として業務委託契約をすることからスタートします。興味のある仕事があったら、業務・プロジェクトごとに手を上げ、チームを組んで仕事を進めていきます。
業務スタイルを大きく分けると、現場で仕事をする「オンサイト業務」と、在宅で業務を行う「テレワーク業務」がありますが、どちらもチームメンバー全員がオフィスに一堂に集まって業務に当たることはなく、メンバー間のコミュニケーションはオンライン中心になります。

▼現在、Polarisのオンサイト業務では「コミュニティマネージャー」を募集しています。
https://polaris-npc.com/2020/05/28/4715/

さて、3月初旬から新型コロナウイルス感染拡大の影響を大きく受けた3か月間でしたが、Polarisではその間も対面コミュニケーションの必要な業務の縮小はあったものの、テレワーク業務については、以前とほぼ変わりなく取り組んできました。

その一方で、暮らしの部分では人と会う機会が極端に減り、リアルに対面してのびのびと会話できるのは同居の家族のみ。

「メンバーの中には、孤独を感じたり、雑談を欲したりしている人がいるのでは？」

という仮説が浮上しました。そこで、緊急事態宣言中に業務ミーティングとは別に「メンバーがオンライン上で集合し、雑談と共に過ごす2時間」を実験的に作ってみました。

週に2時間だけオープンする
雑談ルーム

Polarisには個性がバラバラな5人の役員がおり、懐かしのヒーローにちなんで愛称を「ゴレンジャー」と呼ばれています。

▼役員紹介と担当カラーはこちらをご覧ください。
https://polaris-npc.com/aboutus/ourstaff/

今回は、外出自粛中に、普段コミュニケーションの時間を確保しにくい役員数人に、週1回2時間、オンラインルーム上に常駐してもらい、「ゴレンジャーの部屋」と名付けて、zoomルームを開放してみました。

参加ルールは次の通りです。

• ポラリスのメンバーであれば誰でも参加可能
• 役員が数人常駐する予定
• zoomを繋いだまま、黙々と作業するもよし、雑談するもよし
• 誰もが気軽に話しかけられる状態で参加
• みんなの雑談を聞いているだけの「リスナー参加」もオッケー
• 出入り自由

さて、この雑談タイムで一体何が起こったのでしょうか。

例えるなら「サーキットのピット」

参加人数は毎回8名前後でしたが、2時間オンラインで繋ぎっぱなしにしつつ、それぞれ思いのままに会話が進むのかと想定したところ、常駐必須の役員以外のメンバーの過ごし方は次の通りでした。

• 役員への相談をまとめておいて、ここで一気に解決する
• 相談したい業務に関わるメンバーにも声をかけておいて、役員を含めサクッと打ち合わせをする
• 相談事が解決したら、数分ミュートで過ごした後、退席

参加メンバーから上がったメリットは、

• チャットワークでやり取りするよりも、会話した方が問題解決しやすく、よりアイデアが膨らむ
• 同じプロジェクトに関わる相手がその場にいると、業務を一気に進められる
• プロジェクトや業務カテゴリーを越えた、横断的な相談がスムーズ
• チーム以外のメンバーにもアドバイスがもらえた
• 事前に「ここでは自由に話しかけてオッケー」と設定しているので、「今忙しいかな」と相手の状況を推し量る必要がなく、コミュニケーションがスムーズ
• 自分の担当業務以外の動きをうっすらと知ることができる
  
  といったものがありました。

仕事をする時間帯は各自に任されているがゆえ、チームメンバーとタイミングが合わないと相談チャットの返信がなかなか来なくて作業が進まないこともあり、オンライン上で同時間帯に集合して顔を合わせることは、業務の効率化につながることは間違いなさそうです。

▼PolarisのWeb会議についてはこちらもご覧ください。
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編

孤独でないテレワーク

「孤独感の解消」や「雑談の場としての活用」を期待してスタートした雑談タイムでしたが、雑談メインでの使い方はされませんでした。メンバーは、出会う人が限られる外出自粛中に、孤独感や人とコミュニケーションを取りたいという気持ちは生まれないのでしょうか。

サーキットピットのように雑談ルームを使っていったメンバーは、普段から必要なコミュニケーションは取れているので、そこまで雑談を必要としないと言います。その理由として次のようなコメントをもらいました。

• 都度チャットワークといったオンラインツールでコミュニケーションを取っていること
• オンライン上のコミュニケーションの取り方のうまさと各メンバーの思いやりやセンス
• みんなが、みんなの置かれている状況（気持ちであったり、家族であったり）を尊重しあおうとする意識を持っていること
• オンラインツールでだいたいの仕事は完結するけれど、zoomで顔を見ながら振り返りの機会を設けたり、業務をみんなで見直したり、クライアントからのフィードバックを共有していること
• 自立して参加することが推奨されているから
• 目的が同じだから

「仕事軸のコミュニティ」でもあるPolarisという組織は、それぞれの業務内容が明確で、自立的な業務遂行が求められます。メンバーは「会社のミッション」に共感し、「業務目標」を共有し、同じ目的に向かっている同志です。自分が共感するポイントにコミットすれば、オフィスという「場」や、組織マネジメントに縛られることもありません。
そのため、Polarisの業務以外にも別の仕事やコミュニティなど、「複数の足場」を持っている人が多くいます。

自分が何を求めているか、何に共感しているかを確認しながらPolarisと関わっている人が、雑談ルームに参加していたと推測されます。

オンラインこそ「明確な目的とそれに合う仕立て」が必要

さて、孤独の解消と雑談のニーズを見込んだ「オンライン雑談タイム」でしたが、意外なところに課題はありました。

参加したメンバーからは、「役員が常駐となると参加への心理的ハードルが上がり業務寄りの相談になりがち」「どう過ごしていいか分からなかった」という声。

今後のオンライン雑談タイムでは、開催時間の長さやタイミング、役員が常駐という設定の変更や、「お題」を設けるなどして「雑談」から「仕事以外のコミュニケーションの場」として進化していく必要がありそうです。

今回の「ピット」のようなオンラインルームも業務効率アップに繋がったので、目的を整理して、引き続きオンラインルームの効果的な活用に挑戦していこうと思います。

テレワークを使ったはたらき方についてはこちらをご覧ください
Polarisのはたらき方VOL.1 【Polaris流テレワーク】スタート編

Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】 オンラインお茶会＆飲み会編

Polarisのはたらき方VOL.4　コミュニティマネージャーという仕事

最近増えているコワーキングスペースやシェアオフィス。そこでのコミュニティ運営を支える仕事に「コミュニティマネージャー」というものがあります。
Polarisには、事業の一つに「場の運営」があり、コワーキングスペース・シェアオフィスの運営を行っています。そこで今回はPolarisが委託を受けて運営するシェアオフィス、MIDPOINT目黒不動前を支えるコミュニティマネージャーの仕事の内容とはたらき方についてご紹介します。

【INDEX】

• コワーキングスペース・シェアオフィスにおけるコミュニティマネージャーの仕事とは？
• コミュニティマネージャーになるには？
• Polarisのコミュニティマネージャーを実際に経験して

コワーキングスペース・シェアオフィスにおけるコミュニティマネージャーの仕事とは？

コミュニティマネージャーとは、もとはアメリカのソーシャルメディアからスタートしたコミュニティを管理する仕事で、メディアの顧客や利用者のコミュニティ形成をインターネット上（オンライン）もしくは直接対面（オフライン）で促していくものです。
Polarisでは、コミュニティマネージャーは、自社が運営を行っているコワーキングスペースや運営を委託されているシェアオフィスで、入居者の方のコミュニティをオフラインでサポートしていきます。通常のこうしたオフライン型のコミュニティマネージャーは利用者のコミュニティ形成のために交流会などのイベントを企画・運営したり、利用者と適度な会話をしてコミュニケーションを取ったりしながらコワーキングスペースやシェアオフィスを運営しており、Polarisでも基本的な部分は同様です。
今回はPolarisが委託を受けて運営するシェアオフィスの一つであるMIDPOINT目黒不動前のコミュニティマネージャーの仕事をご紹介します。ここでは、平日10時~17時の間にコミュニティマネージャーが常駐し、入居者の方のコミュニティを運営しており、次のような仕事をしています。

【コミュニティマネージャーの一日】

コミュニティマネージャーは、こうしてルーティーンの仕事を進めながら、ラウンジにいる入居者さんと会話したり、質問に答えたりしつつ、コミュニティを円滑に運営するための情報を収集し、みなさんが安心して過ごせる場づくりを考えていきます。

コミュニティマネージャーになるには？

Polarisのコミュニティマネージャーは、一人の担当者がつくのではなく、複数人がチームとなって情報共有をしながら仕事を進めています。その一人である高鳥可那さんに、Polarisのコミュニティマネージャーになったきっかけを伺いました。

―コミュニティマネージャーという仕事に興味をもったきっかけを教えてください。

高鳥さん（以下、高鳥）：少し遡るのですが、東日本大震災の後あたりからSNSコミュニティが活性化したと感じ、「場づくり」に興味を持ち始めたのがきっかけです。かつてアカウントを作ったまま放置していたFacebookに震災後に久々にログインすると、地元秋田の仲間が一気につながっており、こんな世界があるのだと知りました。起業をしたり、異拠点で頑張っていたりする友人たちの姿に刺激を受け、私も地域のコミュニティ形成の仕事を始めようと思い立ったのです。
まずは、地域の人たちと地元コミュニティをサポートする業務に取り組みましたが、コミュニティ運営の課題に気付き、円滑にコミュニティを運営することは、すごくスキルが必要だと実感したのです。
その後、今から2年ほど前にPolarisの事業に興味を持ち、説明会へ行くと、場づくりの仕事があることがわかりました。それで食いつくようにMIDPOINT目黒不動前とco-ba chofu（Polarisが運営するコワーキングスペース）のコミュニティマネージャーの仕事に就きました。「コミュニティ」をキーワードに情報を集めていったことで、場の運営をしているPolarisに出会うきっかけとなりました。興味のあることに対しては、積極的に動いてみることが大切だなと思います。

Polarisのコミュニティマネージャーを実際に経験して

―実際にPolarisのコミュニティマネージャーを経験してみて、コミュニティ形成の仕事の捉え方に変化はありましたか？

やってみてよかったのは、複数の人でコミュニティマネージャーの仕事を共有しながら進めていく点です。
MIDPOINT目黒不動前でのコミュニティマネージャーは、常駐するのは1人ですが、約10名がシフト制で対応しています。
シェアオフィス事業を運営しているクライアントとPolarisのコミュニティマネージャーとは、チャットワークで情報共有し、コミュニティマネージャー同志はFacebookで情報共有しています。業務中に困ったことや質問事項が発生したら、コミュニティマネージャー同士のメッセンジャー機能を利用し、即座に誰かがヘルプしています。チームで助け合える体制ができているので、1名体制でも安心して勤務ができています。
また、コミュニティマネージャー同士のミーティングや交流会などが開催され、業務上一人では共有しきれない事を話し合ったり、情報交換をしたりして親交を深めています。入居者さんも「コミュニティマネージャーさんってみんな同じ情報をもっていらっしゃいますよね」と驚かれるほどです。
1人でコミュニティマネージャーの仕事を背負うわけではなく、複数名で共有するので、何か課題があった際にいろいろな考え方や意見を聞けます。そのため、仕事での悩みを一人で抱えすぎることがなく、Polarisのコミュニティマネージャーだからこそのメリットだと感じています。

―MIDPOINTが過ごしやすい空間になるよう、高鳥さん自身が工夫されていることはありますか？

何気ない会話からコミュニティが活性化することもあるので、ひとつひとつの会話を大切にするよう心がけています。
入居者共同スペースの「ラウンジ」にて、入居者さん主導でランチ会を定期開催したり、入居者さんからの差し入れのコーヒーをふるまったりすることもありました。こうした時間をともにすることで、入居者さん同士の会話から新たなコミュニケーションが生まれることもあります。
Polarisのコミュニティマネージャー研修では、私たちはサービス提供者ではなく、入居者さんと共にコミュニティを作るサポーターに当たると学びました。
コミュニティマネージャーが場を提供するのではなく、あくまでフラットな関係で、入居者さんと共に場を気持ちよくしようというマインドがあります。

―他のコミュニティマネージャーとは違うPolarisらしさは、どんなところでしょうか？

今、コワーキングスペースはこれまでにないスピードで全国に広がっていて、コミュニティマネージャーもスペースも多種多様と感じています。コミュニティマネージャーのイメージがまだまだつきにくいかも知れませんが、コミュニティ形成と聞くとやはりイベント運営を思い浮かべる方も多いでしょうし、実際にそういう部分があります。
MIDPOINT目黒不動前でもPolaris企画の新年会や名刺交換会などもありますが、先ほど触れたような入居者さん発の交流の企画や、入居者さんとの日々のコミュニュケーションを大事にし、日常が心地よく滞りなく過ごせるように丁寧にサポートしていくことに重点を置いています。また、フラットな関係から入居者さんと一緒に場を作っていこうという空気が生まれ、それがPolarisらしさだと感じています。

「ラウンジ」にて、ランチ会を企画して料理をふるまったり、ワインを楽しむ会が開催されたり、外国の入居者さんを交えて手巻き寿司会が開かれることも。これらの企画も決して縛られず、タイミングが合えば参加できる雰囲気が醸成されています。おやつの差し入れをシェアしたり、おすすめのマンガを貸し借りしたり――仕事とプライベートが絶妙にブレンドされ、緩やかだけれども信頼のある関係が生まれています。
人とつながることはもちろん大事にするけれど、それを特別視するのではなく、日常が滞りなく進むインフラを作っているところにもPolarisのコミュニティマネージャーの理念がありそうです。

コミュニティマネージャーという仕事、イメージいただけましたでしょうか？
Polarisではチームで業務をすることで、多様なはたらき方の実現を進めています。
時代や環境に左右されないはたらき方を実現することで、自分らしいはたらき方につながっていくかもしれません。

Polarisのはたらき方についてはこちらをご覧ください
Polarisのはたらき方VOL.1【Polaris流テレワーク】スタート
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編
Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】オンラインお茶会&飲み会編

Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】 オンラインお茶会＆飲み会編

テレワークを進めていく中で、集中して仕事をしたいときはいいけれど、ちょっと行き詰ってきたときや、一息つこうとしたときに孤独感を感じる…という方もいらっしゃるかもしれません。そんなときはランチで気分転換…ができないときは、オンラインお茶会などいかがでしょうか？

最近、メディアでは「オンライン飲み会」がよく取り上げられています。飲み会というとハードルが高い人も、スマートフォンでカジュアルに家族や友人との「オンラインお茶会」もおすすめですよ。今回は、オンラインでのお茶会・飲み会開催のコツについてご紹介します。

※Web会議の準備方法については、「Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編」をご覧ください。

オンラインお茶会＆オンライン飲み会開催のコツ

【POINT1】オンラインツールの選び方

LINEやZoom、Teamsなど、テレワークが増える昨今、オンライン（Web）会議ができるツールに注目が集まっています。お茶会や飲み会を開催する際は、参加者が使いやすいツールを選びましょう。初めての際は、普段からやり取りをしているツールの方が入りやすいですが、通信環境によっては参加人数が増えると動画が不鮮明になる場合や、アカウントの取得が必要な場合もあるので、参加者の環境を考慮して選んでみるとよさそうです。

【POINT2】パソコンやスマートフォンの置き場所を考える

パソコンを使う場合はカメラの位置を確認し、どんな風に自宅が映るのか確認しておくとよいですね。家の中が映し出されることに抵抗がある方は、壁を背にできる場所を探しましょう。スマートフォンの場合は、ずっと手で持っているとストレスにもなるので、立てかける場所やスタンドを用意してみましょう。できれば一度、オンラインアカウントやミーティングルームに入って、テストしてみるのがおすすめです。

カメラ機能をオフにすることもできますが、やはりお互いの顔が見える状態の方が会話もはずみます。

また、オンライン（Web）会議用のツールによっては、バーチャル背景を設定できる機能がありますが、こちらを上手に使いこなすためには、背景（緑色の画面で照明が均一に当たる場所）かつ自分の服装が背景に同化しない色である必要があります。（家族や気の置けない仲間とであれば、上手くいかない様子も楽しいので、試してみても。家族旅行の写真などを背景に設定すると盛り上がるかもしれません）

【POINT３】トークテーマを設定する

「初めまして」の方が多い場合は、あらかじめトークテーマを決めて告知しておくとスムーズです。

初めての参加者が多い場合は、開始時に自己紹介を。おなじみの参加者ばかりの場合は、チェックイン（アイスブレークになる会話の役割も）として、「今日の気分は？」等一人1回の発言の機会を作ることで、参加者全員が会話に参加しやすくなります。初参加者が数名いる場合は、「〇〇さん、今回初めてですよね。私から自己紹介していいですか？」と、まずは参加者全員が発言しやすい雰囲気づくりも大切です。

【POINT4】ミュートを活用

家族も在宅している際は、家族同士の会話が他の人に伝わってしまうことがあります。また、物を取るときのガサガサ音なども意外と気になるものです。自分側の音声を相手に伝えないために、「ミュート（無音）機能」のやり方を確認しておきましょう。ほかの人がイヤホンを使っている場合は、自分が気にならなくても、相手に大きな音で聞こえていることがあります。

Zoomを使用するときの注意点

Zoomに限らずではありますが、セキュリティ対策として踏まえておきたいのが以下の点です。

• ソフトウェアを最新版にアップデートしておく
• ミーティングルームのURLを外部に公開しない
• ミーティングルームにパスワードを設定する
• （場合によっては）参加予定者が全員ルームに入った後はロックをかけ、新たに参加ができないようにする

「チームではたらく」Polarisでは、たとえば家族の看病や学校行事など、やむを得ない事情をチームでフォローし合うことで、誰もが暮らしやすくはたらきやすい仕組みを実現しています。

そのため、自己開示を強制することは一切ありませんが、メンバーの状況や想いを聞くことを大切にしています。たとえば、「子どもの夜泣きで寝不足」「学校の役員を引き受けたので忙しい」「新しい習い事始めました！」といった、一見業務と関係ないような話をすることもあります。それは、ただ働くのではなく、「心地よく暮らし、はたらく」ことを大切したいと考えているからです。

たとえば困ったときに、突然普段はあまり会話もしていないご近所さんに助けを求めることは難しいですよね。お互いの近況や人となりを知ることで、ちょっとした困りごとを相談しやすくなるのではないでしょうか。そういった意味でも、オンラインお茶会＆オンライン飲み会の可能性が広がりますね 。

今まで「オンライン会議はちょっと…」と敬遠していた方、自分には難しいのではと思っていた方も、この機会にぜひ「業務外」の部分から試してみてはいかがでしょうか。

テレワークを使ったはたらき方についてはこちらをご覧ください
Polarisのはたらき方VOL.1【Polaris流テレワーク】スタート編
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編

Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編

全国に広がりテレワークを行うPolarisでは、会議は「Web会議」で行います。Skype、Slack、Microsoft Teams、ChatWorkなど、色々なツールがありますが、様々な関わり方の人がいるPolarisではログイン不要で複数人でWeb会議を行えるツールが使いやすく、利用頻度が高いです。Polarisで使っているWeb会議のツールを紹介し、実際の使い方やコツをお伝えします。
※Web会議とは、インターネット環境の整備に伴い、パソコンやスマートフォンやタブレットからインターネットを経由して行うものです。専用の回線や機器を用いて接続するテレビ会議よりも、手軽に利用ができます。

 Web会議にオススメ
テレワーク時のミーティングツール

最近では、Web会議のツールも種類が増えてきました。単身赴任の家族や、遠方の祖父母とのコミュニケーションなど、プライベートでも一度は使ったことがあるのではないでしょうか？まずは、会議で使う場合として、複数人でのWeb会議がしやすいツールを紹介します。

※テレビ会議は専用の回線ありのもの
※アプリから電話をかける際には、既存のデータプランが使用される場合があります

Polarisに関わるメンバーは、ITのリテラシーや環境も様々です。Web会議には比較的どんな方でも参加しやすいZoomの利用頻度が高く、数人での打ち合わせにはFacebook Messengerを利用します（Polarisでは全員がFacebookのアカウントを持ちます）。どちらも参加者は無料で利用できますが、PolarisではZoomの有料アカウントを取得し、ホストとして時間の制限なく会議を開催できるようにしています。

Web会議の準備をしてみよう！
Zoomのセッティング方法

1.Web会議に必要なものを準備

• パソコン（カメラ・マイク付き）、もしくはスマートフォン
• イヤホンやヘッドセット（周りの音が気になる場合）
• スピーカー（複数人に聞こえるよう大音量で聞きたい場合。Bluetoothや有線のものなど）
• インターネット環境（Wi-Fiなど）

 2.ミーティングを主催する

【PC】

• Zoomのウェブサイトでサインアップをおこなう
• 「ミーティングを開催する」⇒　ビデオオンを選択してスタート
• ルーム（オンライン上の会議スペース）が立ち上がる
• 「招待」から参加者を招待する方法を選び招待する

【スマートフォン】

• アプリを立ち上げる
• サインアップをおこなう
• 「新規ミーティング」のボタンを押す
• 「招待」から参加者を招待する方法を選び招待する

 3.参加者へ事前準備の連絡

下記いずれかのアプリケーションを事前にインストールするように伝え、パソコンからの参加者へは招待URL、スマートフォンからの参加者へは９桁のルームナンバーを連絡します。

【PC】

https://zoom.us/client/latest/zoomusInstaller.pkg

【スマートフォン】

iPhone

https://itunes.apple.com/us/app/id546505307

Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings

 4.ミーティングへ参加する

【PC】

1. 主催者から事前に通知された、9桁のルーム番号のついたURLにアクセス
2. 「zoom.usを開く」をクリック
3. 「コンピュータでオーディオに参加」をクリック

【スマートフォン】

1. Zoomアプリを起動
2. 「ミーティングに参加」をタップ
3. 主催者から事前に通知された9桁のルームナンバーを　「ミーティングID」に入力し、「参加」をタップ

パソコンからの参加で、Zoomを初めて利用する際は、必ず事前にログインテストが必要です。招待された場合ルームURLをクリックするとインストーラーが自動的にダウンロードされ、それをクリックすると自動的に繋がります。
※会議を主催する人（ホスト）が「ルーム」を開いていないと、参加者は「参加」できません。

ZoomのWeb会議に参加する

Polarisでは、様々な場面でZoomを使っています。

• 運営の定例ミーティング（約30名参加）
• クライアントとの打合せ
  （現地に赴くメンバーと、オンライン参加との混合の場合もあり）
• 業務の研修や講座

特に、資料を画面共有しながら打合せやミーティングができること、録画ができ研修や講座の欠席者へも共有できることで、対面での打合せと遜色がなく実施できます。そのため、地方の団体やメンバーとも、距離を感じることなく様々なプロジェクトを進めることができています。

様々な環境でWeb会議に参加するメンバーの工夫

静かな会議室から一人でWeb会議に参加…そんな整った状況で参加できない場合が多いPolarisメンバー。様々な環境のなかで、Web会議の参加の工夫やコツを紹介します。

• 周りに人が多い、外出先から繋ぐ
  →イヤホンやヘッドホンを使うと聞きやすい
• 周りの音が気になるとき（在宅で子どもがそばにいて騒がしい時）
  →自分のマイクをミュートする。（発言するときにミュートを解除する）
• 子どもの相手をしながらの“ながら参加”
  →遠くからでも声を拾えるようにBluetoothスピーカーを使う
  内蔵スピーカーよりも音が大きく、クリアに聞こえる
• 部屋が散らかっている
  →カメラをオフして音声のみで参加する
  （Wi-Fi環境ではない場合には、カメラをオフにすることで、通信回線の負担を減らせる）
• 会議の様子は聞いておきたいけれど、移動中で時間に間に合わない、子どもがそばにいて集中して参加できない
  → “ 聞くだけ参加”表明　オンタイムで会議の雰囲気は感じながら、後で議事録や録画を確認する

集中できない、そのタイミングでは参加できない、そういう事情があることを前提として、Web会議を行っています。録画をしておく、落ち着いて参加できるメンバーが議事録をとっておくなど、後で内容を確認できるようにバックアップ体制を整えておき、参加の方法も様々でOKとしています。

Web会議は「子どもがいる暮らし」のなかでベターな選択

“暮らす”と“はたらく”がつながる、多様で柔軟なはたらき方を実践するPolarisでは、Web会議のそばにも、子どもたちがいます。
未就園児だけでなく、時間によっては、学校帰りの小学生に「おかえり」と、みんなで言うことも。オンライン上でも何度か顔をあわせることで、子どもも大人も顔なじみとなっていきます。
Web会議の途中で帰ってきた小学一年生が、100点を取ったテストを持って会議に参加、みんなに褒めてもらってご満悦…という場面もありました。中高生はさすがに入ってこないのですが、聞こえてくる会話の内容に、「はたらく」ことをぼんやりイメージしているようです。
暮らしのそばに“仕事”があること。画面を通していろんな大人に出会うWeb会議は、子どもにとっても、親だけでない大人とのつながりであったり、「はたらく」ことが身近になっていく…そんなことも実感しています。

最初は集中できないことも多いかもしれませんが、回数を重ねる毎に、私たち自身も子どもたちもWeb会議が日常になってきます。災害など突発的な時に始めるのではなく、普段の仕事の延長に取り入れてみることで、多様な働き方の実現につながるのではないでしょうか？ぜひ気軽に取り入れてみてください。

テレワークを使ったはたらき方についてはこちらをご覧ください
・Polarisのはたらき方VOL.1【Polaris流テレワーク】スタート編

Polarisのはたらき方VOL.1 【Polaris流テレワーク】スタート編

Polarisのテレワークのポイント

Polarisの事業の根っこは、子育て中の女性の「暮らしにくく、働きにくい」という課題を解決し、多様で柔軟な働き方をつくること。まず着手したのは、オンラインツールを使って、仲間とコミュニケーションを取りながら、在宅でもどこでも仕事ができる仕組みづくりでした。
まず、2011年に会社を立ち上げた当初から進めてきたのは、誰もが気軽に始められるカジュアルスタートできるテレワークスタイルです。フリー（無料）で使えるツールを使うことで誰でも一歩を踏み出しやすくしています。

テレワークの基本になる3つのツール（Facebook・ChatWork・Dropbox）

Polarisでは、約350名（2020年3月現在）のメンバーがいます。Polarisの地元である世田谷・調布だけでなく、関西や東北、北海道、海外在住など、様々な地域で暮らしていて、直接顔を合わせることは滅多にありません。個別の業務やプロジェクトの募集や進捗管理、情報共有、納品など、すべて無料でスタートできるオンラインツールを使って行っています。では、テレワークを始めるための基本のツールをご紹介します。
※それぞれのツールの仕様や詳細についてはリンクをご確認ください。

1．Facebook

【用途】

• 業務の募集（業務内容や仕様、報酬などの案内）
• メンバーからの業務へのエントリー

各案件やプロジェクト毎にグループを作成し、進行管理に加え、チームメンバーとのコミュニケーションツールとしても活用しています。

2. ChatWork

【用途】

• プロジェクトごとにグループを作成し、進捗管理として利用

打合せや相談をオンライン上で実現できます。
タスク機能があり、誰かに依頼したいことや自身のタスク管理ができて便利です。
クライアントもグループに入ることで、資料の送付、情報共有や相談・決定などをスムーズに行うことができます。
※運営メンバーは一部有料で利用

3. Dropbox

【用途】

• ドキュメント管理

各プロジェクトごとの指示書に当たるもの、業務マニュアル、納品物の格納はここへ。
プロジェクトごとに共有するメンバーを指定しています。
※運営メンバーは一部有料で利用

コミュニケーションを支えるテレワークツール

Zoom

大勢で参加でき（無料アカウントで100人、有料アカウントで500人参加可能）資料の画面共有ができるため、定例ミーティングやクライアントとの打合せ、オンライン講座や研修などにも利用しています。また録画ができるため欠席者への共有もでき、便利です。

Facebook　Messenger

対面で話せたほうが伝わるな、そんなちょっとした相談事には、FacebookのMessengerのビデオ機能を使い、短時間でさっと確認などを済ませます。

上記のようなツールを活用し、基本的な業務の進行や情報共有は、すべてオンラインで行うことができています。またスマートフォンのアプリにも対応しているので、電車などの移動中や、子どものお迎えや習い事の待ち時間などに、内容確認、返信するなど、スキマ時間をうまく活用しながら、暮らしに合わせて「はたらく」時間を創り出しています 。

Polaris流　テレワークコミュニケーションのコツとは？

Polarisに新たに関わるメンバーの中には、対面ではないテキストでのやり取りが不安…という声も、もちろんあります。表情や温度感などがわからない、ちゃんと伝わっているだろうか、やりとりの回数が増え大変になりそう…など。

テキストでのコミュニケーションのコツは以下の4つ

1. 内容は“タイトル”や“冒頭”に完結に！
2. 確認したら、イイね！など、リアクションボタンを有効活用。
3. 質問を歓迎する！質問こそが業務のブラッシュアップにつながる
4. チームメンバーみんなでフォローしあう。

Polarisでは、“チーム”で業務を行っており、一対一ではなく、複数人でのコミュニケーションを軸として情報共有しています。業務への質問や確認は、コーディネーターに集中しがちですが、メンバー同士でわかることはフォローしあうことで、学び合うチーム作りを意識しています。また絵文字や、リアクションボタンなどの活用しながら、気持ちや温度感を伝え合うこともあります。またテキストだけにこだわり過ぎず、ZoomやFacebook　Messengerのビデオ機能を使い、短時間でも対面で相談や確認をするなど、状況に合わせて使い分けることもポイントです。

また、転勤で遠方に引っ越しをした、子どもが小さくてなかなか外出できない…そんなメンバーからは、オンライン上で顔をあわせて仕事はできるけど、仕事以外のたわいもない雑談の時間があると、なおいいな…といった声があがりました。その声を受け、オンラインミーティングの開始時間の10~15分前にZoomをあけ、会議スタート前の時間を雑談や近況シェアの時間を設定しています。（自由参加）ちょっとしたコミュニケーションの積み重ねが、チームではたらくための大事なポイントにもつながっています。

やってみてどうだった？　Polarisメンバーの声

Polarisに出会い、オンラインツールを使用する前は、ちゃんと仕事ができるのか？直接会って話をしたり、作業した方が効率がいいのでは？と思っていました。しかし遠方へ引っ越したことをきっかけに、オンラインツールを使用せざるを得ない状況になり、始めた当初は、意思疎通や業務のやり取りに歯がゆさを感じることはありましたが、「習うより慣れろ」ですね。以前よりもコミュニケーションをとる機会が増えましたし、「ちょっと今話せますか？」と、ちょっとしたすき間時間を利用して、どこでもやり取りができるようになりました。（メンバー歴4年　北海道在住）

小さな子連れで打ち合わせのために現地に移動する際には、昼食、おやつ、お茶、着替え、おむつ、おもちゃなど一式準備して、さぁ行こうと思ったら、雨が・・・なんてこともありました。Zoomで気軽にオンラインミーティングをするようになってからは、移動の負担がなくなり、その時間、ちょっとした家事を済ませたり、ミーティング前に資料に目を通したり、と時間にも気持ちにも余裕が生まれました。（メンバー歴2年半　世田谷区在住）

お伝えしたように、基本的には、既存のクラウド型のグループウエアを無料の範囲（一部有料）で利用しています。複数人に同じ内容を共有し、それぞれのタイミングで確認、業務に取り掛かれることで、それぞれのライフステージに合わせた、多様で柔軟な「はたらき方」を実現することができています。

もちろん、すべてオンラインのみ、ということではなく、cococi　という事務所兼ワーキングスペースも持っており、同じ時間を過ごしながら仕事をすることもできるし、家でも他の場所でもできる…。それぞれタイミングや、業務の内容に合わせてはたらき方を選ぶことができる仕組みと、その仕組みをみんなが心地よく享受しあう組織の風土との両輪で、はたらき方はもっと多様で面白くなる、そんなふうに感じています。

テレワークをはじめてみたいけれど、どう取りかかればいいか、何から始めたらいいか、という方に参考になれば幸いです。まずは、部署単位で、チーム単位で、気軽に取り入れてみてはいかがでしょうか？

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・Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編