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投稿者:スタッフポラリス

Polarisのはたらき方vol.7 「伴走サポート業務」という仕事

英会話やダイエットなど、一定期間継続して取り組むことではじめて成果の出るものがあります。とはいえ、長期間継続するためのモチベーションを維持するのは簡単なことではありません。苦しい時、挫けそうになった時、誰かに励まされることで、あきらめずに頑張れることがあります。

Polarisで請け負っている業務の中で、目的遂行のために努力する人に「伴走」し、モチベーション維持や進捗管理などのサポートをオンラインで行っているものがあります。豊富な社会人経験や育児経験で培ったコミュニケーションスキルや進捗管理スキルを持つメンバーが、対象者のバックグラウンドに寄り添ってサポートします。

今回はオンラインのプログラミングスクールで受講生の目標達成を支援する、「伴走サポート業務」の仕事内容と、はたらき方についてご紹介します。

【INDEX】

「伴走サポート業務」の仕事とは?

「伴走サポート業務」とは、継続が難しいことに取り組んでいる人や、そもそも継続自体を苦手とする人を対象に、オンライン上で、目的遂行のための進捗管理を行ったり、モチベーションアップするよう「励まし」や「寄り添い」のメッセージを送信したりすることで、目標までの継続をサポートする仕事です。

今回はオンラインのプログラミングスクールの受講生サポートの事例を参考に、「伴走サポート業務」の仕事をご紹介します。

異業種、あるいは異職種からプログラマーやエンジニアへの転職を目指して、オンラインでプログラミング学習を行う受講生のサポートを行うため、週に2回程度、学習の進捗管理とチャットでのメッセージ送信をしています。

オンラインプログラミングスクールでの「伴走サポート業務」の仕事

受講生サポートの体制は、目標達成のために3つのサポート役があり、「伴走サポート業務」のメンバーは、ほかの役割のサポーターとコミュニケーションを取りながら、オンラインチャットで学習意欲が高まるようなサポートを担当しています。
学習意欲が高まるような励ましや寄り添いのメッセージを送ることで、受講生が前向きに楽しく学習に取り組めているか、学習方法や学習時間の確保ができているかなどを確認していきます。仕事やプライベートと学習の両立などで悩んだりしていないかなども、日々の学習の様子を追いながら細やかにフォローしていきます。

「伴走サポート業務」をするには?

「伴走サポート業務」は、様々な社会人経験を持つ女性、複数人がチームとなって情報共有しながら仕事を進めていきます。今回は、オンラインのプログラミングスクールで「伴走サポート業務」の仕事をしている北村さんに、仕事への取組みの様子を伺いました。

「伴走サポート業務」の仕事を始めたきっかけを教えてください。

2年程前、コーディネーターの野村香奈さんに声を掛けていただいたのがきっかけです。
当時、くらしのくうきのエリアリーダー業務を担当しており、オンラインで地域情報コンシェルジュメンバーのサポートをしていたのですが、そこでの「コミュニケーションを取りながら、相手に合わせて情報提供する」経験を活かせる業務と聞いて興味を持ちました。
ITオンチの自分にプログラミングスクールの受講生のサポートが務まるのか不安がありましたが、業務を全て在宅で行うことができるという点に魅力を感じてお引き受けすることにしました。
私は人と関わる仕事が大好きですが、接客業務などはほとんどがオンサイトの仕事です。子どもの預け先に悩まなくて良いので安心して仕事をすることができると思いました。

「伴走サポート業務」を実際に経験して

実際に「伴走サポート業務」を経験してみて、この仕事のどんなところにやりがいを感じていますか?

やはり受講生のモチベーションアップに貢献できた時にやりがいを感じます。
3~4か月の受講期間中には、どうしてもモチベーションが下がってしまう時期や学習内容の難易度が上がって学習の進捗スピードが落ちてしまう時期が出てきてしまいます。そのような時に、受講生の人柄やバックグラウンドに配慮しながら、寄り添いや励ましの言葉をかけたことで、受講生から「モチベーションを持ち直した」「焦らずに頑張ってみます」などと返信をもらえると、心から嬉しく思います。
そもそも受講生に対してはプログラミング学習にチャレンジされていること自体に尊敬の念を感じていますが、仕事と学習を両立されている受講生も多く、とても刺激を受けます。そのような受講生に学習の伴走者として頼りにしていただくことにとてもやりがいを感じています。

――受講生の対応をする上で、北村さんが大切にされていることはありますか?

オンラインスクールの受講生は自宅で学習していますので、孤独な気持ちにならないように、明るく、温かで、丁寧な文章を作成することです。メッセージに親しみを感じていただけるように、自分の社会人経験なども織り交ぜなから、押し付けがましくならないように言葉を選ぶようにしています。
迷ったり、悩んだりした時には他の「伴走サポート業務」メンバーの対応を参考にしたり、相談したりして、過去の事例や別の視点などを得ることで、独りよがりにならない、バランスのとれたメッセージを作成する工夫もしています。

「伴走サポート業務」の仕事をしていてPolarisらしさを感じるのはどんなところでしょうか?

現在「伴走サポート業務」は8名のメンバーで稼働しているのですが、メンバー同士はチャットで毎日気軽に相談や情報共有などをしながら業務を行っています。一人で抱え込まずにチームで仕事を進めていくやり方はとても安心感があり、Polarisらしいと感じています。

また、月に一度、オンラインで定例ミーティングを行い、そこで共有された課題や情報を受講生視点で整理して、クライアントにフィードバックし、受講生対応に役立てていただいています。
例えば、以前は受講生の対応頻度はほぼ毎日、あるいは受講生の希望に合わせて3日おきや1週間おきというルールでしたが、「受講生の個性や生活の状況、取り組んでいるカリキュラムの内容によって、頻繁にコミュニケーションを取った方が良い時と、学習の進捗を見守った方が良い時がある」というフィードバックをしたことがありました。その意を汲んだクライアントは、ミニマムな対応頻度だけを提示し、あとは「伴走サポート業務」側が裁量権を持つよう、すぐに運用を変更してくださいました。
私たち「伴走サポート業務」側の「受講生一人一人に寄り添ったサポートを提供したい」「このサービスをより良いものにしていきたい」という想いが、クライアントからの信頼を得るとともに、クライアントとのフラットな関係性を作っている点もPolarisらしいと感じています。


「伴走サポート業務」という仕事、イメージいただけましたでしょうか?
さまざまな仕事がAIにとって替わると言われている中でも、「伴走サポート業務」のような仕事は、これからも人が担っていく仕事であり続けるでしょう。
このように、場所や時間に縛られることなくできる仕事の幅が広がることで、多様な人が社会参加をする機会になることを期待しています。

【Polarisのはたらき方】
Polarisのはたらき方VOL.1【Polaris流テレワーク】スタート
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編
Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】オンラインお茶会&飲み会編
Polarisのはたらき方VOL.4 コミュニティマネージャーという仕事
Polarisのはたらき方VOL.5 地域コンシェルジュという仕事
Polarisのはたらき方VOL.6 海辺でワーケーション!自然を感じて、自分をリセットすると仕事への集中力もアップ

投稿者:スタッフポラリス

テレワーク疲れをリフレッシュ ご近所ワーケーションのススメ

ここ1年でテレワークが一般的となり、会社以外の場所で仕事をする人も多くなりました。
リゾート地やローカルエリアなど、普段の職場とは異なる場所や環境で働きながら休暇を取る「ワーケーション」にも注目が集まっています。

Polarisは東京都調布市でコワーキングスペース「co-ba CHOFU」を運営しており、約50名の会員様のほとんどが、調布周辺にお住まいです。行動範囲が制限されがちな今、時には気分転換に異なる仕事環境を提案したい!

そこで今回は、co-ba CHOFU会員やスタッフで、あえて「片道30分以内」で新しい仕事環境を見つける企画、「ご近所ワーケーション」の様子をご紹介します。
※本企画は2020年9月~11月に実施しました。

Index

自然豊かな深大寺でワーケーション

9月中旬から11月までの期間限定で、元そば屋の空き店舗を活用した場「深大寺いづみや」さんにご協力いただき、co-ba CHOFUの会員限定で「深大寺ワーケーション企画」を実施しました。

「深大寺いづみや」さんは、空き家活用に興味がある人が集まったコミュニティのメンバーが運営する場所です。地域に開き、いろいろな方に活用してもらいながら周辺エリアの活性に寄与するのを目的としています。今回は特別に許可をいただき、月に2回、11時~17時にco-baが出張し、会員様に自由に利用してもらいました。(深大寺いづみや

深大寺いづみや
目の前は深大寺の境内で、緑豊かな景色が広がります。

室内を掃除して、机や延長コードを整えて、11時にオープン。初回は、まだ暑さが残る9月中旬だったので、聞こえるのはセミの声と、車が通る音くらい。まるで遠くの観光地に来たかのような環境で、利用してくれた会員からは「旅に来ているみたい」と、まさに狙い通りのコメントもいただけました。

年季の入った引き戸を開けると、土間と畳の小上がり、そしてカウンター越しに大きな台所が見えます。
それぞれが好きな時間にやってきて、好きな位置に座って、お仕事を開始します。

深大寺
マイナスイオンたっぷりの環境で一気にリフレッシュ

初回は皆さん落ち着かない様子で、いづみやさんと深大寺境内を行ったり来たりで「バケーション」が多めの印象。厄除けの札を購入したり、周辺を散策したりと、それぞれ楽しそうに過ごしていました。

土間でテレワーク

毎回4~7人ほどの会員様が利用してくれましたが、co-ba CHOFUにいる時よりも会員同士の交流が盛んだったのも印象的でした。開放的な環境と、「働きすぎないゆとり」がそれぞれの心にも、いづみやさんの空間にもあったのが、自然と交流を促したのかもしれません。
会話に花が咲いたと思うと、一気に集中モードに。適度にリラックスと集中ができていたようでした。

開放的な環境で、自然と交流が生まれます

終了の17時前になると、その場にいる人たちと後片付けと整頓をはじめて、最後にシャッターを閉めて解散です。

時代を経た建物の隙間は、空間と心に余白を生み出してくれる一方で、蚊の残像が視界に入ることも。気温の変化も感じながらのワーケーション体験に、普段はこうした環境と離れてしまっていたことに気づかされました。
五感も刺激してくれる深大寺ワーケーションの評判は上々でしたので、また機会があれば気候の良い時期に実施できればと考えています。

よみうりランドで「アミューズメントワーケーション」

調布のお隣、稲城市にある遊園地「よみうりランド」にて期間限定で開催していた「アミューズメントワーケーション」を、10月下旬にスタッフ2名で体験してきました。

特設スペース入口

「アミューズメントワーケーション」は、遊園地の開放的な空間を生かし、“エンターテインメント×ワーク”をテーマに新感覚のお仕事スタイルが体感できる新サービスプラン。(開催期間は2020年10月15日から2020年12月23日までの平日日中のみ、現在はサービス終了、再開未定)
電源やWi-Fiを完備した「よみうりランド内プールWAI」プールサイドの特設スペースに、テーブルやデッキチェアが設置され、非日常空間で仕事をすることができます。このサービスの目玉は、観覧車を1時間貸し切り予約できるというもの。モバイルWi-Fiルーターと電源バッテリーを貸してくれるので、空中散歩をしながらのパソコン作業が可能です。
よみうりランド「アミューズメントワーケーション」

指定時間に入園ゲートへ向かい、検温後事務所で料金を精算します。ワーケーションに関する説明書等を受け取り園内へ。
ワーケーション用の席が用意されているのは「グッジョバ!!」エリア奥のプールサイド。
しかし、遊園地に来たからには、まずは遊び心を満タンに。

オリジナルの日清焼そばU.F.O. が作れるアトラクションで、まずはバケーション!

危うくそのまま遊び続けてしまいそうでしたが、なんとかワーケーション特設スペースまでたどり着き、指定のブースに目をやると、そこにはデッキチェアとテーブルが設置してありました。

緩やかに仕切られたブースに、一つおきにデッキチェアが配置されていました。

デッキチェアに落ち着くと、膝にパソコンを乗せて、ようやくワークタイムがスタートです。
BGMは、ジェットコースター方面からかすかに聞こえる絶叫と、園内音楽です。

目の前にはプールがあり、海辺のリゾートホテルに泊まりに来ているかのような気分

さて次は、観覧車を貸し切りでワークスペースにできるという大胆なワークタイム。予約時間が迫ってきたので、急いで観覧車エリアへ移動します。

モバイルWi-Fiルーターと電源バッテリーを受け取り、観覧車に1人乗りこみます。

パソコンを取り出し、Wi-Fiに繋ぐなど準備をしている間に、ゴンドラは頂上に到達。景色を楽しんでいると、あっという間に1周が終了し、落ち着かないまま2周目に突入です。
少し風が強く揺れたため、長時間文字を打つ作業には向かなかったことと、ワクワクが勝って仕事どころではなかったため、別の場所にいるco-baスタッフとビデオ通話を始め、3周で下車しました。観覧車でパソコンを開くという非日常を体験できただけで大満足なひとときでした。

遊園地のトータル滞在時間は食事時間も入れて4時間ちょっと。そのうち仕事時間は約1時間と、だいぶ「バケーション」が多めとなりました。しかし、目的は「ワーク」と「バケーション」だったので、遊んでも罪悪感がなく、短時間でしたが作業に集中できたことは手応えアリです。いつもの仕事場と同じペース、同じ量の作業をこなすのは当然難しいので、業務に余裕がある時や、アイデアを育てたい時にこのような非日常空間で仕事をするとよさそうです。

ご近所ワーケーションのメリット

深大寺とよみうりランドという、移動時間が片道30分以内の範囲でワーケーションをしてみました。
どちらも共通だったのが、「普段よりもたくさん歩いた」という点です。特に在宅ワークとなると、外に一歩も出ずに夜を迎えることもあり、運動不足を感じている方も多いかと思います。深大寺ワーケーションでは、調布駅周辺から30分近く歩いてやってくる方もおり、近いがゆえに移動時間を運動時間として気軽に活用しやすい側面がありました。

また、近いのに、まるで遠くに旅行に行ってきたかのような気分転換ができたことも、大きなメリットです。リフレッシュ度合いと、移動距離は比例しないというのが新たな発見でした。30分以内で日常に戻れて、「体への負担」「日々の生活への影響」「移動コスト」が少ないので、大げさな計画を立てなくても気軽に実行できます。

距離の近さは非日常感を薄くしますが、目の前が海、といったリゾート感たっぷりの環境でひたすら一日中パソコンに向かっていたことに気づいた時の虚しさも薄めてくれそうです。

働き方も、働く場所も選べる時代。自分が暮らす街やその周辺で、お気に入りの場所を見つけて「ご近所ワーケーション」を始めてみてはいかがでしょうか。

投稿者:スタッフポラリス

自然を満喫! 子連れでワーケーションに挑戦

新型コロナウイルスの影響もあり、旅先で休暇を楽しみつつ仕事をする「ワーケーション」が注目されています。しかし、ワーケーションを実践した人は少なく、気になっている人も多いはず。そんななか、Polarisではたらく榮愛さんは昨年、北秋田市の移住体験プログラムを利用して「子連れワーケーション」に挑戦しました。ワーケーションの先駆けトライアル体験について、経緯や感想を伺ってみました。

移住体験プログラムに参加した理由は?

――北秋田市の移住体験プログラムに参加されたきっかけを教えてください。

榮さん:私は東京生まれ東京育ちだったので、昔から地方への憧れがあったんです。単なる旅行ではなく、その土地の方と触れ合ったり、濃い体験をしたりと、暮らすように過ごしてみたいなと思っていました。以前、親子留学について調べていたときに、知人から北秋田市の移住体験事業のことを聞いたのです。そして有楽町の「ふるさと回帰支援センター」へ行き、直接秋田の方にお話を伺いました。

編み物などのハンドメイド作品を作っていることもあって、秋田の手仕事や工芸品に興味を持ちました。さらに北秋田市は教育に力を入れている地域で、教育留学も行っています。今回親子で移住体験することで教育留学のことも伺えて、小学1年生(当時)の息子にとっても良い経験になるのではと考え、プログラムへの参加を決めました。

4泊5日の移住体験スケジュール

榮さんが訪れたのは、北秋田市の阿仁合(あにあい)という地域。宿泊した施設は南北をむすぶ単線の線路わきにあり、すぐそばが森というロケーションで息子さんも喜ばれたとか。そこでは実際にどんな体験をしたのでしょうか?スケジュールをお聞きしました。

【移住体験スケジュール】

1日目
東京から新幹線で盛岡へ行き、盛岡手づくり村にて藍染め体験
盛岡から大館市までバスで移動、北秋田市の方と大館市で合流
宿泊は移住体験用の施設。1泊400円  

2日目
曲げわっぱ作り体験の予定が、榮さんが体調不良になり急遽病院へ
病院にいる間、北秋田市の方と息子さんたちで縄文土器の博物館へ
現地の小学生がボランティアとして説明をしていて、交流

3日目
農業体験
北秋田市で教育留学に使う施設へ行き説明を受ける
夜は現地在住の方や役場の方とバーベキューで交流
庭での花火やバーベキュー準備の手伝いなど、息子さんも交流や体験を楽しんだ

4日目
熊牧場や、田んぼの景色などここでしか見られない景色を紹介してもらう
北秋田市を後にし、自分たちで手配した秋田県藤里町の農家民宿へ宿泊
藤里町の施設「かもや堂」へ立ち寄り、Polarisの仕事で関わった方と交流

北秋田市阿仁打当(あにうっとう)は「マタギの里」でもあるそう

充実したプログラム内容だったことが伺えます。また、北秋田市のプログラムの前後に自分たちで盛岡の藍染め体験や藤里町の農家民宿の宿泊などを手配して、 ワーケーションをさらに充実したものにしていたようです。

ワーケーション体験で思うこと

――実際に体験をして、どんなことが印象に残っていますか?

なんといっても私が2日目に体調を崩してしまったことです。しかしその間、私から離れていても楽しく過ごしていたことに息子の成長を感じました。現地で関わった皆さんが暖かい方々だったので、息子も安心して過ごすことができたのかなと思います。また、泥遊びが苦手なのに藍染め体験では手をめいっぱい使って楽しんだり、収穫体験で採れたてのキュウリを「スポーツドリンクよりおいしい!」と言ってかじったり、普段とはちがう子どもの一面を知ることができたのが印象深かったです。

盛岡手づくり村で藍染め体験

また、3日目の夜に地元の方々とバーベキューや花火をしてふれあえたのも素晴らしい時間でした。皆さん「北秋田はどう?」「何もないでしょう」とおっしゃるのですが、東京生まれ東京育ちの私たちからしたら、目の前の空、星、自然に感激するばかり。息子もバーベキューの準備を手伝うなど、皆さんに可愛がってもらいました。

帰ってきて、息子は夏休みの絵日記にも秋田のことばかり描いていました。テレビを観ていても、「秋田」という言葉が出てきては、「また行きたいね~」と話したり。第二のふるさとができたようで嬉しいです!

農業体験では米ナスの箱詰め作業をお手伝い

――今回の移住体験中、お仕事はどうされていましたか?

パソコンを持って行ったものの、体調不良や、プログラムを休みなく入れていたこともあり、落ち着いて仕事に取り組むことは難しかったのが正直なところです。どうしても子ども優先になりますね。夜になってようやく、少しだけ仕事を進める時間を取れました。

――北秋田市の体験のあとには藤里町へ行かれたとか。

Polarisが2019年に秋田県藤里町の地域活性化プロジェクトを受託し、現地で取り組んでいました。Polarisが運営している「セタガヤ庶務部」(住む場所や環境にとらわれずに仕事ができる)という仕組みを移管するプロジェクトです。

今回北秋田市へ行くということで、藤里市へも足を伸ばしました。当時のプロジェクト拠点となった事務所に顔を出し、共に仕事をしたメンバーと顔を合わせました。

その後、藤里町のメンバーとたまたまオンラインで仕事をした際は、一度現地でお会いしていたことでスムーズにコミュニケーションをとることができ、縁がつながっていくことを感じました。

藤里町で宿泊した農家民宿のオーナーもまるで実家にいるようにもてなしてくれました。息子と一緒に楽しみながら、仕事関係の方ともお会いすることができたのは、良いワーケーションの形になったのかなと思います。

子どもと一緒にワーケーションをしてみて

――また子連れワーケーションをするとしたら、今度はどんなことを考えますか?

もし次に行くとしたら、予定のない日を作り、子どもとゆっくり車で周ったりのんびり過ごしたりしたいです。今回はプログラムが多かったのと、自分の体調不良もあったため自由時間がほとんどありませんでした。のんびり過ごす日も作ると、子どもよりものびのび穏やかに過ごせるし、私も仕事に向かう時間が取れるのではと思います。

今回は移住体験事業というプログラムあっての参加でしたが、知人のいる土地であれば子どもと一緒に訪れることができるのかも、と自信につながりました。またもし将来子どもが一人で教育留学をすることがあれば、そこに私が仕事を持って訪れることもできるかもしれません。

パソコン1台あればできる仕事をしているので、これからもいろいろな発想で子どもとのお出かけを楽しみたいと思います。


さて、子連れワーケーションの実態、いかがだったでしょうか。
子どもと一緒のワーケーションは仕事面で難しい部分もあったようですが、充実した移住体験プログラムだったことが伺えます。Polarisでは、はたらき方を自分で選ぶことを大切にしています。自由な発想で子どもとの暮らしとはたらくことを楽しんでいきましょう。

関連リンク
海辺でワーケーション!自然を感じて、自分をリセットすると仕事への集中力もアップ

投稿者:スタッフポラリス

オンラインでのテレワークの仕方に迷ったら読む、テレワーク実践編

Polarisの仕事には、スタッフ同士が実際に対面で顔を合わせることなく、オンラインで最初から最後まで業務を進めるものが多くあります。今回は、「飲食店のメニュー作成業務」を例に取り上げ、メンバーがチームで仕事をするための、テレワークの仕方をご紹介します。

INDEX

飲食店向けのメニュー表作成業務をオンラインでスタートするには

1.クライアントからの受注

Polarisでは、業務のご依頼を受けてから、担当チームを編成します。
時間や場所に関わらず、ライフスタイルに合わせたはたらき方ができるよう、デスクワークの場合は、メンバーアサインからプロジェクト終了までオンラインで対応することがほとんどです。
では実際にどのようにプロジェクトを進めるのか、見てみましょう。

【依頼内容】
以前から協業しているコンサルティング会社から、次のような依頼を頂きました。

  • 居酒屋やバーなどの飲食店向けメニュー表の作成
  • 体裁:A4裏表1枚
  • 件数:30件
  • 納期:1件につき2週間

2.プロジェクトチームの結成

案件を受託すると、まず担当ディレクターをアサインします。ディレクターはプロジェクトの業務構築から納品までの統括をし、業務の責任を担います。ディレクターが決まると、「事務局」担当者をアサインし、プロジェクト進行のための細かい調整業務を担当します。ディレクターはクライアントとの調整を主に担当し、事務局担当者は、プロジェクトを担当するメンバーの業務管理や調整を行いながら、お互いにプロジェクト全体を支えるようにカバーし合います。Polarisのチームは、このコアの2人が決まることで動き始めます。

今回の案件については、Illustratorを使うため、経験者であることを優先し、Polarisで同様の業務を経験したメンバーに声を掛けました。
その結果、全国に広がるPolarisネットワークが顕在化する、多様なエリアからの参加になりました。

【プロジェクトメンバー】
ディレクター:Nさん(東京)
事務局担当者:Mさん(北海道)
制作メンバー:Sさん(東京)、Nさん(秋田)
チェッカー:Kさん(兵庫)

3.キックオフミーティングを開催

Polarisでは、新しいチームで業務を始める際には、「キックオフミーティング」を行っています。そこでは自己紹介を行うとともに、業務内容の説明、ワークフローの共有、コミュニケーションツールの選定をします。自己紹介では、家庭の状況を含めた近況の共有もしています。メンバーのお互いの状況を知ることで、相手を気遣うことができ、フォローしあえる関係を築けるためです。

▼Polaris流テレワークの心得の詳細はこちらをご覧ください。

 

ワークフローの共有

今回の業務は、クライアントから受け取った素材データを使い、メニュー表を編集していくというものです。
まずは、業務進行のための基本マニュアルを作り、メンバーがやりにくい部分があれば、話し合って、適宜変更します。また、クライアントとの関わり方についても触れ、今回は各デザインへの細かい要望が発生する可能性があったため、メンバー全員が、クライアント側とコミュニケーションを取れる接点を持つことになりました。
一方、チーム内では、一人の担当者が約10~20件のチラシを担当し、チェッカーに当たる人は、クライアント要望に一致しているか確認する、というフローを共有しました。
また、チームの中で、相談ごとが発生することを考慮し、チャットベースで相談できるようにしました。

コミュニケーションツールの選定

Polarisでは、フリー(無料)で使えるツールを使い、メンバーが仕事への第一歩を踏み出しやすくしています。業務スタート時に、目的に合ったコミュニケーションツールを選ぶことは、プロジェクトの進行にも関わる大事なポイントなので、業務の性質とメンバーの意見を聞きながら選ぶようにしています。

【業務管理用ツール】
今回は、素材データの管理や担当者の割り振り、進捗状況の確認が、逐次必要になるため、リアルタイムでExcel形式のシートを共有できるGoogleスプレッドシートを利用することにしました。
複数人が関わってプロジェクトを進めることが多いPolarisでは、誰がどの業務を担当しているか確認していくことも大事な仕事です。主に事務局がこの役割を担い、振られていない業務がないか、進捗が滞っているところはないか、確認していきます。

【コミュニケーション用ツール】
クライアントとのコミュニケーション用にFacebookグループを作成し、 メンバー間のやりとりは、チャットベースでコミュニケーションが取れるFacebook Messengerを利用することに決めました。さらに、データや関連資料等は個人デバイスには保管せず、必ずDropboxに保存し、メンバーで共有することにしました。

▼オンラインツールの特徴についてはこちらをご覧ください。

オンライン業務のクロージング

今回の業務は次のように進んでいきました。

  1. クライアントからDropboxでデータを受領。
    事務局担当者が内容を確認し、制作メンバーに振り分けを連絡。同時にデザインごとにFacebookグループにスレッドを立て、適宜進捗報告。
  2. 制作メンバーは不明点があれば、事務局と確認と取りながら制作。
    作業が終わるとデータをDropboxの確認用フォルダにアップロード。
    事務局へFacebook Messengerで報告。
  3. チェッカーは、できあがってきたデータの内容を確認。
    修正がある場合、制作メンバーへ修正を依頼。
  4. 制作メンバーがデータを修正し、Dropboxの納品用のフォルダにアップロード。
  5. 事務局は、Dropboxの納品用フォルダにあるデータを確認し、クライアントへ納品。
  6. クライアントから修正依頼があれば、事務局を通して制作メンバーが修正。
実際のデザイン(一部加工)。クライアントからの依頼に合わせてパターンも様々。

振り返り

Polarisでは、業務が終わると、webフォームで報酬申請をします。この時に、業務の感想や反省を報告することになっており、事務局担当者は、この情報を参考に、次の業務への対策を立てていったり、メンバーか直接意見を聞いたりします。
では、本業務を担当したメンバーの振り返りをご紹介します。

〇良かった点
・進行管理、編集作業、チェック、直し、再チェック、納品とそれぞれの担当をそれぞれが責任を持ってしっかりと行い、やり取りは思いやりを持って、特に年末進行の公私共に忙しいときは、励ましあい褒めあってやり取りも楽しく業務に取り組めました。納品時の達成感はなかなかのものでした。(制作者)

〇改善すべき点
・個人的には進行管理のツールをもっと使いやすいものにすれば良かったな~と思っています。Trello使えば良かったかな…と。(事務局)
・クライアントの意図するデザインチェックのポイントやコツをつかむのに時間がかかってしまい、業務開始後しばらくは、他のメンバーの作業負担を増やしていたのではないかと反省しています。対面ならちょっとその場で聞けばすぐ解決するようなことも、オンラインだと質問する側も答える側もハードルが上がってしまい、必要以上に解決までに時間がかかることがあるので、コミュニケーションの方法を改善していきたいと思います。(チェッカー)


Polarisでは、オンラインツールを活用することで、様々な地域に住む、多様なスキルをもったメンバーが「はたらく」ことでつながっています。対面に比べると少し物足りない部分があるオンラインですが、だからこそ、コミュニケーションが取りやすい場づくりを目指し、日々工夫しています。

投稿者:スタッフポラリス

オンラインでの仕事の仕方に迷ったら読む、テレワークの心得

4月の緊急事態宣言をきっかけに、急速にテレワークが普及してきました。
内閣府が2020年6月21日に公表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」により、全国でテレワークを経験した人の割合は34.6%であることが分かっています。
しかし、「ほぼ100%テレワーク」のはたらき方は、全体の10.5%、「50%以上がテレワーク」も11.1%で約1割とまだまだ低い水準です。

感染症の影響下において、経験した働き方とテレワークの実施状況 (出所:内閣府)

今回は、なかなかテレワークの導入が進んでない、導入してみたものの思うように仕事ができないという方に、Polaris流のテレワークを円滑に進める方法についてご紹介します。

INDEX

Polarisはテレワークが「前提」

コロナ禍に置いても、今までと変わらず業務ができている理由について、創業者の市川望美は次のように言っています。

Polarisでは、そもそもテレワークを基準にしています。
というのもPolarisの事業の根っこは、子育て等ではたらくことに制約がある人たちが集まっているという特徴上、時間や場所で拘束されることが難しいという状況があったためです。
業務をスタートするにあたり、まずはフリー(無料)で使えるツールを使うことで誰でも一歩を踏み出しやすくしました。
また、オンラインツールを使って、仲間とコミュニケーションを取ることで、在宅でもどこでも仕事ができる仕組みを作りました。
そのような状況で仕事をスタートしたことが、現在のコロナ禍に置いても、今までと変わらず、多様なメンバーがオンライン上で連携しながら、業務を遂行できている理由だと思います。
ずっとテレワーク中心でやってきたので、オンラインでのコミュニケーションスキルも自然と鍛えられていきました。

制約が新しいはたらき方を作る――コロナ禍で体験している日常の変化を、Polarisでは先に体験したために、オンラインでのはたらき方が前提になっていたのです。

テレワークの心得

それでは実際にPolarisメンバーが、テレワークをする上で日々意識しているポイントを紹介します。

チームメンバーを理解する

前述の市川のコメントのとおり、何らかの制約がありつつ業務をしているメンバーが多いため、自分の置かれている状況を可能な範囲で開示します。
例えば、新しいチームで業務を始める際には、オンラインで顔を合わせて「キックオフミーティング」を行います。そこで自己紹介を行うとともに、家庭の近況などの共有もします。

  • 今は子どもの夜泣きがひどくて寝られない
  • 日中は未就園児がいるので作業は専ら夜になる
  • 夫がテレワークで家にいるため昼食準備に手間がかかる

など、お互いの状況を知り、気遣うことでフォローしあえる関係を築けます。

また、定例ミーティングでも会議の冒頭に「チェックイン」としてお互いの現状確認を行い、相手の状況(体調やプライベートの様子、他の業務の進捗や課題)を知り、自分の状況を伝えます。メンバー同士の理解が進むことで、お互いを承認し合え、仕事に向かう気持ちの安定にも繋がります。
さらに、自分のことを話していると、あえて他人に伝えていない意外なスキルも見えてきます。すると、ディレクターやメンバー同士で「あの人ならこんなことをお願いできそうだな」と仕事のイメージもつきやすくなります。

ミーティング風景

「チェックイン」やオンライン会議のコツについてはこちらをご覧ください


情報は同時進行で共有する

ミーティングはチームメンバーが全員参加できるように調整しますが、参加できなくても情報共有できるように、議事録を残しています。その際も、ミーティングと同時進行で情報を共有することが大切で、ほかにも次のようなポイントがあります。

  • ChatWorkに議事録を直接書き込んでいく
    適宜データを編集しながらアップしていくことで、途中から参加するメンバーもすぐにキャッチアップできます。また、単語検索もしやすいので、データベースとしても使えます。
  • 議事録作成者以外も議事録に情報を追加する
    担当者だけに任せることなく、会議に参加していた人は議事録の追記をしていきます。全員が議事録作成に関わることで、受け身ではなく、能動的な参加につながります。
  • 関連資料はクラウドに保管
    議事録もその他資料も、個人では持たず、チームメンバーで共有しているDropboxやkintoneなどのクラウドツール上で共有します。資料の更新を別の人が担当する際にも役立ちます。

テレワークにオススメのツール

Polarisでは、Facebook、ChatWork、Dropbox、kintone、Trelloなどを使っていますので、それぞれの使い方をご紹介します。

Facebook

目的:トピックスごとに情報共有したいときに使います。
メリット:1投稿ずつコメントを付けられるので、話題を絞って情報共有できます。 
具体例:プロジェクトに手を挙げてもらったり、議題について話し合ったりする時に使用します。

Facebook使用画面

ChatWork

目的:メンバーに依頼がある時、「タスク」機能を使って期日や依頼事項を伝えることができます。また、お知らせや確定事項などを伝える掲示板的な機能としても活用します。
メリット:「新着順」「チャット別」「ユーザー別」とメッセージの検索が細かくできるので、過去のメッセージを検索するのにも便利です。
相手への既読が付かないので、時間を気にせず自分のタイミングでメッセージを送ったり読んだりできます。
リアクションボタンを使ってメッセージに
“ありがとう” “了解” ”すごい“ ”いいね“ などと反応すると、誰でも簡単にコミュニケーションが取れます。
具体例:プロジェクトごとにChatWorkグループを作り、チーム全体への進捗報告・連絡、相談に使います。
よく職場で使っている未決・既決ボックスを、ChatWorkで「タスク追加」「完了」のように使うと、オンラインでもスムーズにタスク管理ができます。

ChatWork使用画面

Facebook Messenger

目的:ChatWorkやFacebookよりカジュアルな連絡や相談で使います。
メリット:相手がいつメッセージを読んだかが分かるため、急ぎで連絡を取りたい時や個別に相談したい、聞きたい時に気軽に使えます。
具体例:会社にいる時、隣の人に「ねぇねぇ」と話しかけるイメージで使います。ChatWorkの「報告・連絡」に対して、Facebook Messengerは「雑談・個別相談」と目的が異なります。

Dropbox

目的:プロジェクトごとの業務マニュアルや資料、納品物の格納に使用しています。
メリット:メンバーがファイルを更新すると、その他のメンバーに通知される機能もあるので、同じタイミングでパソコン作業をしていると、顔を合わせてはいないものの、一緒に作業している感があります。
具体例:関連資料等は個人で持たずに、必ずDropboxに保存し、メンバーで共有しています。もしメンバーのひとりが家庭の事情等で作業がストップしてしまっても、他のメンバーでフォローすることができます。

kintone

目的:kintoneは、サイボウズ(株)が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスで、情報管理や進捗管理に使用しています。
メリット:フォームとデータベースの連動、データベースとメーラー機能の連動など、業務に必要なデータを安全に管理しながら作業できます。
また、各アプリにそれぞれアクセス権を柔軟につけられ、閲覧・編集権限などを細かく設定できるほか、各アプリを連携させて事業部ごとの案件管理を一元化できます。
具体例:Polarisでは、顧客管理、登録者管理、案件管理、報酬管理など、セキュアなバックオフィス業務に使用しています。

Trello

目的:イベントやプロジェクトの進行管理に使います。
メリット:タスクをカードに見立てて、ボードに付箋を貼ったり、剥がしたりする感覚でタスク管理ができるため、全体の作業の進捗状況を、視覚的に把握できます。
具体例:広報部門でSNS、WEBの記事掲載に関する進捗管理、イベントの進捗確認などに使っています。ChatWorkのタスク管理よりも全体の流れや進捗状況の把握がしやすいのがポイントです。

Trello使用画面

タスクを個人に帰属させないことが、チームの成長を促す

誰もができることを目指す

Polarisのテレワークの多くはパソコンでの事務作業になり、人によって作業の方法は様々です。しかし、クライアントに納品する以上、一定の品質が求められます。そこで、納品基準を明確に示し、マニュアルに整理して共有します。Aさんだからできる方法ではなく、誰がやってもできるツールと方法を用意することで、納品品質を一定に保ちます。

一見複雑に見える業務も、整理してシンプルにすることで、誰もができる作業に落とし込むことができるため、特別なスキルを求めなくても対応できることが増えていきます。この、「業務をシンプルにする」ところにPolarisの仕事のエッセンスがあるとも言えます。

チームが自然と成長するコツ

Polarisでは、“チーム”で業務を行っており、複数人でのコミュニケーションを前提として情報共有しています。
チームというと、牽引するリーダーがいて、その人についていく、という構図を描きますが、Polarisでは牽引型のリーダーは置かないようにしています。牽引型の人がいると、その人の発言だけが「正」になりがちですが、実際の業務における最適解とは離れてしまう場合があるためです。また、リーダー対ほかのメンバーという対立関係を生むことにもつながります。そこで、チームメンバーの意見をよく聞き、現場における最適な方法を見出すために次のような方法を取ります。

  • 「真ん中のテーブル」を意識する
    チームの真ん中に、誰もが見えるテーブルがあると意識し、個人の中にある疑問や課題は、そこに見える化していきます。
    例えば、疑問があれば、Facebookメッセンジャーでグループ全体に投げかけます。
    すると、多くの場合同じ疑問を持っていたメンバーがいて、その人にとっても疑問を解消する場になります。自分だけがわからないのか?と遠慮し過ぎることなく、みんなのために、敢えて「真ん中のテーブル」に置くことを意識しています。
  • お互いの意見から「学び合う」関係
    チームの中では、すべてのメンバーが同じ目的をもった参加者ですから、課題があった際に、誰かが解決してくれるのを待つだけではなく、自分なりの解決方法や意見を発していくようにしています。
    わからなければ「わからない。気づいていなかった」と発するだけでも、「気づかない人もいる」という一つの事実が見えます。また、自分はこうしている、という例でもいいのです。誰かの回答を待つことなく、情報を出し合うことで、チームにとって最適と思われる結論にたどり着くことができますし、お互いの意見を聞いて、学び合うことができ、チームの仕事の品質が一つ深まります。
  • いざとなったら直接話す
    こうしてみると、テキストでのコミュニケーションを中心にしているようですが、テキストではニュアンスを伝えきれない相談もあります。そうした場合は、ZoomやFacebook Messengerのビデオ機能を使い、短時間でも対面で相談や確認をするなど、状況に合わせて使い分けていることもポイントです。
  • 一定期間での振り返り
    Polarisでは都度、チーム内で振り返りの場を設けて、業務の進め方について相談したり、困っていることがないかなどを共有しあったりすることで、よりスムーズに心地よく業務が遂行できるようにしています。個人の課題と思われていたことも、チームで共有することで、チームの課題に変わっていきます。そうして、個人にタスクや課題を帰属させず、チーム・組織で解決していこうというのが、Polarisの仕事の仕方です。

いかがでしたか。
オンラインでもリアルでも相手と丁寧に向き合うことが一番大切です。やるべきことを一つ一つクリアにすればオンラインだけでも十分業務は遂行できます。
以上をヒントに今までの仕事の進め方を見直してみると、あなたのチームもきっと進化するはずです 。


テレワークを使ったはたらき方についてはこちらをご覧ください
Polarisのはたらき方VOL.1 【Polaris流テレワーク】スタート編
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編
Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】 オンラインお茶会&飲み会編
テレワークで雑談タイムを設けるとどうなるのか?
オンライン会議、スタートは「雑談」で

投稿者:スタッフポラリス

オンライン会議、スタートは「雑談」で

ここ半年ほどで、一気にテレワークを導入する企業が増え、会議といえば「オンライン」に違和感がなくなってきました。

その結果、同時刻に1つの場所に集うことなく、仕事相手とコミュニケーションを取ることができる便利さや気軽さを享受した一方で、リアルでの対面から自然と生まれていた「雑談」の機会が失われました。

雑談とは、「プライベートや仕事などさまざまなことを気軽に話すこと、とりとめのない話」。一見ムダと捉えられがちですが、この時間に実は価値があると、Polarisは考えています。

Polarisは、子育て等ではたらくことに制約がある人たちが集まっているという特徴上、時間や場所で拘束されることが難しいという状況があり、数年前から積極的にオンライン会議を取り入れています。同じチームで業務に従事しながらも、リアルに会ったことがない、というケースも珍しくないため、会議に雑談を取り入れながら、チームワークを円滑にする工夫をしてきました。

今回は、Polarisが蓄積したオンライン会議での雑談のメリットや、雑談をするタイミングについてお伝えしたいと思います。

INDEX

ビジネスの場で雑談を取り入れるメリット

オンライン会議の日常が受け入れられるようになりましたが、オンラインだと徹底的に無駄を省く傾向が強まっていないでしょうか。
移動時間を考えず、間髪入れずに次のミーティングをセッティング。
ミーティングの目的があるがゆえに本題から逸れてはいけない、というプレッシャー。
このような集中した緊張感のあるミーティングも、一つの成果を出すでしょう。

しかし、あえて無駄と思われる「雑談」を入れると次の3つのメリットがもたらされると考えています。しかも、それは社外の方との会議でこそ、効力を発揮するように思えるのです。

(1)話し合いを円滑に進めやすい場の空気を作る

誰とも言葉を交わすことなく、1人在宅で黙々と業務を進めている中でオンライン会議が始まっても、なかなか気持ちがついていかなかったり、結局一言も発言せず終わった、ということはありませんか?

会議の前に雑談をしておくと、言葉がスムーズに出てくるようになったり、和やかな雰囲気を作れます。
Polarisでは、クライアントとのオンラインミーティングの時も、短時間ですが雑談をするように心がけています。社内、社外に関わらず、本題前に言葉を交わして打ち解けておくことで、その後の話し合いも前向きで建設的なものになっていきます。

(2)心理的安全性を高める

誰もが自由に発言でき、発言機会が平等である「雑談」という時間を設けるだけで、会議においても発言しやすい場であると意識できます。他愛もない日常の会話をすることで、緊張も解けることでしょう。
例えば、強面に見える顧客が、トイプードルの散歩をしてから仕事をしていると知れば、程よく肩の力が抜けて、スムーズに意見を出せるようになるかもしれません。新しいチームメンバーや初対面の人とのオンライン会議なら、一層その効果が期待できるでしょう。

雑談で、相手を好意的、肯定的に捉える気持ちを整え、会話の距離感を確認することで、多種多様な意見が活発に交わされる土台を作ることができます。

(3)進捗やゴール設定を共有しやすい

雑談という「すきま時間」を使って、相手のスタンスや会話の糸口をつかみ始めると、相手の言葉の真意を理解できるようにもなってきます。
提案を投げかけて少し間があった際に、今はいくつかの選択肢を検討しているなとか、前向きではないなど、察することが可能になり、進捗やゴール設定に対する互いの認識の乖離を小さいうちに修正することができます。
今までの対面では難なくできた「ちょっとした確認」も、オンライン会議ではタイミングを逃してしまいがちです。しかし、雑談タイムを使って、会話の距離感を確認しておくと、テレワークでもスムーズに同じ目的の共有につながります。

オンライン会議で雑談をするタイミング

オンライン会議での雑談の取り入れる際、Polarisとしておすすめしたいタイミングは、「オンライン会議の5分前」です。
オンラインミーティングが始まる定刻より少し早めに場を開いて、参加できる人だけでも雑談しておくと、場が温まり、和やかな雰囲気で本題に入ることができます。
雑談が思いのほか盛り上がったり、逆に会話が弾まなかったりしたとしても、会議の時間が来れば強制終了できるのもよいところです。雑談がだらだら長引かずに済むのと、場を持たせようと必死にならなくてもよいので、気負わず参加できるのがメリットです。
長時間じっくり雑談したいときは、別途雑談タイムを設けるのもおすすめです。Polarisでも、実験的に週1回2時間の雑談タイムを1か月間設けてみて、その効果やメリットを記事にまとめていますので、併せてご覧ください。

テレワークで雑談タイムを設けるとどうなるのか?

雑談は「絆」を作る

Polaris社内のオンライン会議では、会議の冒頭に「チェックイン」として、お互いの現状確認をします。ここでは、参加者の体調やプライベートの様子、他の業務の進捗や課題などを一人ずつ話していきます。
こうして相手の状況を互いに知っておくことで、事業全体のボリュームと個人の負荷バランスを調整できるようにしています。

実際のPolarisでのチェックインシーン

また、仕事となると、弱音を吐いてはいけないという文化が根強く、無理をして苦しくなる人もいます。しかし、私たちは、深呼吸ができる状態こそ、新しい価値づくりができると考えています。「チェックイン」では、敢えてフラットな場と関係を作り、何気ない普段の様子を伝え合うことで、お互いを気遣いながら、個々の力を最大限に発揮できるように心がけています。

リアルな場で対面していなくても、こうして「雑談」を通じて相手を気遣うことで、チームの絆が生まれ、心地よさにつながっているのではないでしょうか。

テレワークで雑談の機会が減ったな。
チームがぎくしゃくしてきたな。
チャットだけだと意思疎通が難しいな。

そう感じたら、まずは「オンライン会議前の5分雑談」をお試しください。
あなたのチームにも、新しい絆が芽生えてくるはずです。


テレワークを使ったはたらき方についてはこちらをご覧ください
Polarisのはたらき方VOL.1 【Polaris流テレワーク】スタート編
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編
Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】 オンラインお茶会&飲み会編
テレワークで雑談タイムを設けるとどうなるのか?

投稿者:スタッフポラリス

コワーキングスペース「co-ba CHOFU」が心地よいサードプレイスである理由

Polarisでは、会員制コワーキングスペース「co-ba CHOFU(コーバ チョウフ)」を運営し、その中でのコミュニティを育んでいます。このコミュニティに参加する人々は、家でも会社でもないサードプレイス(第三の場所)として、その場に価値を感じてくださっているようです。

今回は、実際に「co-ba CHOFU」の会員さんへ、その心地よさの理由を伺いました。

【取材に対応くださった方】

木谷宗義さん

職業:株式会社タイプイー(type-e Inc.)代表、WebメディアとSNSの編集者。「編集×マーケティング」で、メディアや企業ブログの企画/運用/コンテンツ制作、SNSの運用代行などを行っている。2018年7月よりco-ba CHOFU会員。


周りに人がいる気配を感じ、かえって集中できる

――仕事をする場に、co-ba CHOFUを選んだ理由を教えてください。

木谷さん:以前は、自宅と山手線沿線のコワーキングスペースを利用していたのですが、子どもが生まれるのを機に、自宅の外かつ近くで働けるよう、近隣のコワーキングを探しました。そのとき見つけたのが、co-ba CHOFUです。自宅から2駅なので、ドアtoドアで考えても30分以内で行くことができます。

以前は、カフェで仕事をすることも多かったのですが、カフェで長い時間仕事をしているのは心苦しいですし、何より荷物を置いて離席しにくいので、トイレに行くのが不便でしたね(笑)。ただ、カフェのように周囲に人の存在感がある方が、集中して仕事ができる方なんです。

オフィスを借りても、静かな空間で一人で仕事をすることになるので、あまり気が進みませんでした。こうした会員制コワーキングスペースのように、人の気配を感じられる場で仕事ができるのは、自分に合っていると思います。

仕事に集中する環境をつくるためのコワーキングスペース

――co-ba CHOFUでの過ごし方をお聞かせください。

木谷さん:平日は、朝9時~10時に来て、18時にco-ba CHOFUを出る生活を基本にし、19時までには帰宅できるようにしています。都内で打合せがある場合は、現地に直行ということもありますが、最近はオンラインでの打合せが増えたので、co-ba CHOFUでイヤホンを付けて対応することが多くなりました。

昼になると近くのスーパーで購入して食べることが多く、時には同じコワーキング会員さんと外に食べに行くこともあります。午後はリフレッシュに昼寝をしたり、近くの書店を見て回ったりすることも。仕事の緊張感を保ちながら、ブレイクタイムを自分でコントロールして過ごせるのが、サードプレイス的な使い方につながっているかもしれません。

オンラインで打合せを行う木谷さん

――co-ba CHOFUを利用して、よかったことはどんな点でしょうか?

木谷さん:まず、コワーキングスペースなので、仕事をするための設備・機器が整っていて、仕事をする人たちが集まっています。自分が集中して仕事をするためには、環境づくりは大切だと思います。

コロナ禍で急に在宅勤務に切り替わり、慌てて机や椅子を買ったりした人が多いようで、中には、自宅のリビングで仕事をする人もいるそうですが、自分の場合は、気持ちを切り替えるために場所を移すことが大事だと感じています。「着替えて自宅の外に出る」という行為から、仕事が始まるように思います。

次によかったのは、コストを程よく抑えられる点でしょうか。co-ba CHOFUのコワーキングスペースの利用料は1万円弱(2020年10月現在)。毎日300円のコーヒーを飲みながら外で仕事をすることを考えると安いですし、いつでも使えるのは大きなメリットです。

在宅勤務になったことで、引っ越しを考える人もいるようですが、家賃1万円増やして一部屋増やすよりは、自宅の外に出て、気持ちを切り替えて仕事をしたいと思う方なんです。

また、co-ba CHOFUを利用している時間、集まるメンバーがだいたい一緒なので、しだいに顔なじみになります。必ず1日1回は挨拶を交わしますし、雑談もできます。何かしらのコミュニケーションが取れるところが、カフェで仕事をすることと大きく違います。会社員なら社内にいる人と何かしらのビジネス上の利害関係があると思いますが、コワーキングスペースは、ビジネスに関係がないので、気軽に話せます。同じくらいの年齢の方が多いため、共感できることが多く話もはずみます。いい距離感の仲間が、同じ空間に一緒にいて、心地よいですね。

ワークスペースとして、心地よさを実感している木谷さん

co-ba CHOFUを調和させる「コミュニティマネージャー」の存在

コミュニティマネージャーを介して、新しいつながりが生まれることも。

――Polarisが運営するco-ba CHOFUの特徴は、コミュニティマネージャーがいることです。コミュニティ―マネージャーがいる価値とは、木谷さんにとっていかがですか?

木谷さん:コミュニティマネージャーがいることで、会員同士の交流が増えています。
コミュニティマネージャーと話していると、自然な流れでほかの会員さんを巻き込んでくれるので、初対面の人ともコミュニケーションが取りやすくなります。仕事に集中したいからco-ba CHOFUに来ていると思うと、個人的にはなかなか話しかけにくいのですが、コミュニティマネージャーがいることで場の活気があふれ、和やかなムードになります。

以前は、コミュニティマネージャー主催のランチ会や、お酒を交えた夕方以降の交流会が月に1度ありましたが、現在はオンライン交流会が開催されています。このオンライン交流会が開催されることで、コロナ禍でもco-ba CHOFUの雰囲気が保てられていると思います。お陰で、コロナ前とかコロナ後とかあまり変わりないんです。

――co-ba CHOFUの会員さんで作られたFacebookグループもあるそうですね。

木谷さん:コミュニティマネージャーが主導で発信しているグループがあり、Facebookアカウントを持つ会員がグループに入っています。Facebookを通してプライベートな一面を知り、それがきっかけで交流が深まっています。みんな調布界隈に住んでいるため、調布の地域情報などを交換できるのが嬉しいですね。

コミュニティマネージャーが、よいきっかけ作りをしてくれているなと感じる部分です。たまに会員の中で「こういうお仕事ができる人を探しています」と発信することもあり、仕事につながることもあって面白いです。


仕事柄、パソコンさえあれば公園でも仕事ができ、歩きながらでも打合せができる。

どこでも仕事ができる時代だからこそ、自分が集中できる場所、心地よい場所で働きたいと言う木谷さん。今の形はベストだそうです。

co-ba CHOFUは、会員側とコミュニティマネージャーがサービス受け手と提供者という構図にはまらない、フラットな関係性を大事にしています。コミュニティマネージャーが不在時には、見学者の取り次ぎをすることも。

Polarisが運営するco-ba CHOFUは、第三の「場」が過ごしやすく、快適な場所として運営するだけでなく、コミュニケーションによって生み出される「くうき」も大切にしています。その「くうき」を心地よいと感じてくれる人と、これからも出会えることを楽しみにしています。


◆コミュニティマネージャーの仕事を知りたい方はこちらもご覧ください。
Polarisのはたらき方VOL.4 コミュニティマネージャーという仕事
https://polaris-npc.com/2020/04/24/4484/ 

◆Polarisが運営するコミュニティについてはこちらもご覧ください。
https://polaris-npc.com/service/community/ 
投稿者:スタッフポラリス

海辺でワーケーション!自然を感じて、自分をリセットすると仕事への集中力もアップ

~Polarisのはたらき方 vol6~

最近注目の「ワーケーション」。
ワークとバケーションを合わせた造語で、リゾート地などの旅先で「休暇」を楽しみつつ、テレワークで「仕事」もするはたらき方です。
Polarisでは、海に近いエリアへの引っ越しをきっかけに、マリンスポーツなどのアクティビティを楽しみつつ、テレワークで仕事をする「ワーケーションライクなはたらき方」*を実践しているメンバーがいます。そこで、今回はそのメンバーのワーケーションライクなはたらき方についてご紹介します。

「ワーケーションライクなはたらき方」*とは…実際のワーケーションは旅先ですが、自宅付近で自然とアクティビティを楽しんでいるので、「ライク(like)=~のような」です。

【INDEX】

ワーケーションライクなはたらき方とは?

フィットネスクラブの休憩スペースで仕事の合間にランチ

今回ご紹介するPolarisの取締役、野村香奈さんは、ロコワークデザイン事業部の統括として、ディレクション業務を担当しています。

取締役という肩書ではありながら、月に数回クライアント先との打合せ以外は、主に自宅からテレワークで仕事をする、場所に縛られないはたらき方を実践しています。

中学生、高校生からなる3人の娘の母でもある野村さんは、どんなはたらき方をしているのでしょうか?野村さんの一日をのぞいてみました。

【野村さんのある一日】

7:15自宅を出て、会員になっているアウトドア系フィットネスクラブへ自転車で移動。
7:35 フィットネスクラブに到着。預けているサーフボードを受け取り、ウエットスーツに着替える。
7:50海に入りサーフィンを楽しむ。
10:00 フィットネスクラブの休憩スペースにて、Web会議システムZoomで社内打ち合わせ。
11:30引き続きフィットネスクラブの休憩スペースにてPC作業。クライアントや社内メンバーへの連絡、資料や書類の作成、原稿執筆など。合間にランチ。
13:00 ヨガなどフィットネスクラブのプログラムに参加 。
15:00 帰宅 自宅にてPC作業 。
16:00 Zoomでクライアントと打ち合わせ 。
17:00 PC作業 。
18:20 塾に通う娘のための弁当と夕食の調理。
19:00 塾に弁当を届ける。
19:10 帰宅。夕食。
夕焼けの海岸沿いをランニングすることも

なんと、「仕事」と「休暇」の時間を行き来しながら1日を過ごすパターンが多いようです。

さらに、月に1、2回は千葉でのサーフトリップを楽しむために、終日休暇にすることもありますし、状況によっては終日仕事だけを行う日もあるのだとか。
また、都内のクライアント先に出向く際、電車での移動時間は1時間以上。移動時間はかかりますが、最寄り駅はほぼ始発駅のため、PC作業をする「仕事」時間として活用しているようです。

ワーケーションライクなはたらき方をするためには?

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、企業でもテレワークの導入は一気に加速しましたが、日本でワーケーションを実践しているのは、まだ一部の限られた人たちです。
ではどんなきっかけで、野村さんはワーケーションライクなはたらき方を始めたのでしょうか?

――ワーケーションライクなはたらき方を始めた経緯を教えてください。

野村さん:ちょうど5年半前、東京都目黒区から神奈川県逗子市に引っ越しました。引っ越しの目的は、「ワーケーションライクなはたらき方」をすることではなく、ゆったりとした子育て環境と広い住まいを求めてのことでした。

転居前までは、都心のオフィスで事務の仕事を週2、3回と、在宅でPolarisの仕事を少ししていました。三女も小学2年生になり、仕事を増やしたいと考えていたタイミングでしたので、転居によって都心での仕事をあきらめることに不満はありましたが、住まいと子育て環境を優先しました。

転居後、逗子エリアで仕事を探したのですが、やってみたいと思う仕事や、家族や自分の生活スタイルに合う条件の仕事に出合うことができませんでした。

さらにつらかったのは、家族以外とはほとんど交流の無い生活になってしまったことでした。子どもが3人とも小・中学生となり、親がいなくても行動できるようになっていたため、子どもの付き添いから発生するような、地域の人との繋がりを作る機会が無かったのです。

子育て仲間と充実した時間を過ごした都内の生活から、社会とも地域とも繋がりを失った、閉塞感のある郊外の生活へ――。

想定外の事態に危機感を覚え、まずは逗子エリアや海のことを知り、愛着を持てるようになろうと考えました。

様々に模索する中、出会ったのが、あるアウトドア系のフィットネスクラブです。ヨガ、トレイルランニング、カヤック…と、何を体験しても心が解放されるような楽しい経験で、すぐに入会を決めました。
定期的にマリンスポーツやトレイルランニングなどに取り組むようになると、海や山に親しみながらスポーツをすることで得られる心地よさにすっかり魅了されました。また、フィットネスクラブで会う地域の人たちとも徐々に顔見知りとなり、ゆるやかで心地よい関係が築かれていく中で、フィットネスクラブに通うことが生活の軸になっていきました。

サーフィンを楽しむ野村さん

Polarisで担当していた業務がもともとテレワークだったことと、当時は仕事の量も少なかったため、1日の中で「仕事」の時間と「休暇」の時間の両方を持つことが自然とできたことで、
「ワーケーションライクなはたらき方」がスタートしました。

その後、逗子エリアから比較的近い場所で、Polaris事業の一つである、「くらしのくうき」の案件がスタートし、ディレクション業務を引き受けたことをきっかけに、現在のように大きくPolarisに関わるようになります。

――ワーケーションライクなはたらき方をするために工夫していることはありますか?

何事においても限られた時間の中で集中して取り組むことを大切にしています。
時間を意識することで、「その時刻まではやりたいことに集中する」あるいは「その時刻までにはこの仕事を終わらせる」など、目標が明確になります。
パズルを組み立てるようにスケジュール調整を行うことで、一日のうちに様々な時間を過ごすことができます。

ワーケーションライクなはたらき方の魅力

――ワーケーションライクなはたらき方のどのようなところに魅力を感じていますか?

仕事だけでなく、子育てのことで悩んだ時も、海や山で身体を動かすと、リラックスして心が解放されます。心身ともにニュートラルな状態になったところで、仕事時間にスイッチすると、集中力を最大限に発揮できると感じています。柔軟な発想をする上でも、大きなメリットです。

仕事内容にもよりますが、担当業務が遂行できていれば、やり方は本人に任せる、という成果主義の考え方と仕組みがあれば、はたらく時間と場所の選択肢は無限大です。

仕事時間と休暇時間を自分でコントロールし、1日の中に両方の時間があるというはたらき方は、私にはとても合っていると感じています。

御蔵島でイルカと一緒に泳ぐプログラムにもチャレンジ。(c)yuki.m

「ワーケーションライクなはたらき方」、イメージいただけましたでしょうか?
Polarisでは多様なメンバーが仕事に関わることを可能にするために、起ち上げ当初からテレワークを導入し、仕事の内容や量を自ら選ぶことができるような仕組み作りを進めています。
誰にとっても、自分に合ったはたらき方を選べることはとても大切なことです。
一人一人が自分の望む暮らしを実現するために、はたらきの方の多様性は、今後ますます求められていくのではないでしょうか。


リンク
Polarisのはたらき方VOL.1 【Polaris流テレワーク】スタート編
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編
Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】 オンラインお茶会&飲み会編
テレワークで雑談タイムを設けるとどうなるのか?


投稿者:スタッフポラリス

Polarisのはたらき方vol.5 地域コンシェルジュという仕事

家族と暮らす住まい選びにおいて、希望や期待がある一方で、少しの不安が入り混じります。特にこれから子育てを考えている方や現在子育て中の方にとって、家族が安心して幸せに暮らせる環境であることは大きなポイントでしょう。

しかし、実際に住んでみないことには、住み心地はわからないものです。

Polarisの事業のひとつ「くらしのくうき 」では、不動産の販売フェーズに合わせて地域情報の提供を行っています。生活当事者としての暮らしの軌跡を、貴重な地域情報へと変換し、必要な方へお届けするサービスです。そのメッセンジャーの役割を担うのが「地域コンシェルジュ」。今回は千葉県船橋エリアで地域情報提供を行う地域コンシェルジュの仕事内容とはたらき方についてご紹介します。

【INDEX】

地域コンシェルジュの仕事とは?

「地域コンシェルジュ」とは、新築分譲マンションの販売時に、マンション購入検討者に対し、地域に住む子育て中の女性が、地域での「実際の暮らしの情報」を提供する仕事です。

購入検討者は、地域コンシェルジュと対面で会話をすることにより、その地域で実際に暮らしていくイメージが描きやすくなり、安心して購入へ進むことができます。

今回は西船橋の事例を参考に、地域コンシェルジュの仕事をご紹介します。

新築分譲マンションを家族で見学に来る方へ情報提供をするため、地域コンシェルジュが対応するのは日曜日の13時~17時(13時~15時、15時~17時の交代制)です。2名体制で常駐し、次のような仕事をしています。

【地域コンシェルジュの一日】

12:50マンションギャラリー受付へチェックイン。来訪者予約の有無を確認し、資料とアンケート、文房具を一式としたコンシェルジュセットを待機場所に準備し、着席。
13:00~前日までの報告書ファイルから他のメンバーの対応内容を確認。
2名体制でスタンバイしているため、予約時間まではパートナーと地域情報を交換。
地域情報提供のための資料を手作りで制作。
来訪者の予約時間が近くなると、営業担当者より来訪者の相談ポイントについて共有を受ける。ニーズに合わせた資料の準備、情報の確認。

来訪者対応(30分前後。場合によっては15分~1時間半のことも)。

報告書の記入(15分)。営業担当者へ、来訪者への対応内容を口頭でも報告。
14:50~後半時間担当メンバーがチェックイン。作成途中の資料、連絡事項について引継ぎ。
地域コンシェルジュメンバーの情報共有用SNSへ業務報告を投稿。
15:00~前半メンバー業務終了。後半メンバー業務開始。(前半メンバーと同じ業務内容)
17:00着席ブースを片付け、営業担当者へ挨拶。受付でコンシェルジュセットを預け、業務終了。

来訪者への地域情報提供で大事にしていることは、温度感が伝わる「会話」と「手作り資料」の2つです。どのような情報を伝えれば、この地域で暮らすことがイメージでき、魅力を感じてもらえるのか――。そのヒントは、コンシェルジュメンバー同士の他愛もない会話や、営業担当者とのささやかな情報共有だったりします。
営業さんとの振り返り研修の様子

地域コンシェルジュになるには?

地域コンシェルジュは、販売マンションの地域に住む子育て中の女性、複数人がチームとなって情報共有をしながら仕事を進めています。今回は、船橋エリアで5物件の地域コンシェルジュを経験してきた角田さんに、仕事への取り組みの様子を伺いました。

来訪者対応をする角田さん

―地域コンシェルジュの仕事を始めたきっかけを教えてください。

角田さん:7年程前、お世話になっているベビーサインの先生から、私が住んでいる地域についての情報提供をする「地域情報座談会」を紹介され、参加したのがきっかけです。座談会参加者のみなさんと地域のことを楽しく話した後、今度はその内容を外部の方へ紹介する「地域コンシェルジュ」の仕事に誘われました。不安はあったものの、座談会参加者のみなさんと一緒だったら仕事も楽しくできそうだと思い、お引き受けしました。また、ちょうど他の仕事をしていない時期だったので、月に2回ぐらいの仕事というのも挑戦しやすかった理由の一つです。

地域コンシェルジュを実際に経験して

―実際に地域コンシェルジュを経験してみて、この仕事のどんなところにやりがいを感じていますか?

最初に地域コンシェルジュの仕事をした分譲マンションが、すぐ隣に公民館がある物件でした。船橋市では、市内の図書館の全ての蔵書、約130万冊(2014年当時)をインターネットで予約して公民館で受け取りできるシステムがあり、私自身、便利に感じていました。そこで来訪者の方に「マンションの隣に公民館があるのは、ご自宅の本棚に130万冊の本があるのと一緒ですよ。」とお伝えしたところ、「すごくいいですね!」と喜んでくれました。隣に公民館があることや公民館で図書館の本の予約受け取りができるシステムがあることは、インターネットでも調べることのできる情報かもしれませんが、「自宅の本棚に130万冊の本があるのと一緒」という、私自身が普段の生活から感じている視点を通すことで、公民館が隣にあることの魅力を具体的なイメージでお伝えすることができました。
伝え方を工夫することで、地域住人の日常を、「地域の魅力」として来訪者の方に伝えられること、そして伝えた情報を来訪者の方が気に入って喜んでくださったときに、とてもやりがいを感じます。

―今まで経験した他の仕事とは違うと感じることがあれば教えてください。

「地域情報を伝える」という仕事の枠は決まっているけれど、その方法や、内容についてはコンシェルジュメンバーが自分たちで考えたり相談したりして、自由に作っていってよい、という点を大変新鮮に感じています。

例えば、最寄り駅の駅前にスーパーがないものの、コンビニエンスストアが3店舗ある新築マンションを担当したことがあります。当然、帰宅時の買い物への不安が出ます。私は、ほかのメンバーの報告書から、駅前のコンビニエンスストアで生鮮食品の取り扱いがあることを知り、3店舗それぞれの店内の写真を撮影。仕事帰りの買い足しや、日常の買い物にも便利なことを伝える資料を作成しました。結果、資料を閲覧いただくことで「こんなに野菜が充実しているコンビニだとは知りませんでした。便利ですね」と安心していただくことができました。 こうして、普段からメンバー間で情報共有したことを元に、それぞれのアイデアを活かしながら仕事を進めていっています。

コンビニエンスストアの実際の資料

―来訪者の方に情報を伝える上で、角田さん自身が大切にされていることはありますか?

絶対に嘘はつきたくないということと、来訪者の方にできるだけ安心感を持って帰っていただけるように努力することです。マイナスな情報やネガティブな情報をお伝えするときには、代替案や、地域住人が工夫していることをあわせて伝えるようにしています。

また、地域コンシェルジュの仕事は「情報提供」であり、営業ではないため、販売に繋げることに目的を置いていません。自分の仕事の役割を理解し、真摯に取り組むことで、ギャラリー訪問者は営業担当者には聞かない、生活に密着した本当に聞きたい質問をされるのだと思います。

さらには、乳幼児を子育て中の来訪者の方には、その時期特有の不安や大変さを経験した者として寄り添うことで、安心してもらえるといいなと思っています。


「地域で暮らしている生活者視点こそが価値になる」

まさにそれを体現する地域コンシェルジュという仕事、イメージいただけましたでしょうか?

暮らしを置き去りにしないこと、住まいの近くで働くことは、これからの自分らしいはたらき方の選択肢の一つになっていくことを期待しています。


Polarisでは、地域情報コンシェルジュをサービスとして展開しています。 詳細についてはこちらへお問い合わせください。


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Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】オンラインお茶会&飲み会編
Polarisのはたらき方VOL.4 コミュニティマネージャーという仕事

投稿者:スタッフポラリス

「子連れでお出かけマップ」で地域情報を発信

Polarisが注力している地域人材の育成や、地域経済活性化のためのサービスの一つに、「子連れでお出かけマップ」があります。今回は、このマップを通して、Polarisのはたらき方をご紹介します。

「子連れでお出かけマップ」とは?

「子連れでお出かけマップ」は、主に不動産業界で活用いただいているサービスで、新築の分譲マンション・住宅の購入を検討される方へ、地域の子育てに関する情報提供をするための「マップ」を制作して提供しています。
縁あって新しい生活の候補地に上がった場所も、実際に住むまで、まちの住み心地はわからないものです。そこで、地域住民の子育て当事者の方に情報提供をいただき、「子連れでお出かけマップ」として、まちに関するリアルな情報を紹介。物件購入検討中の方の一助となっています。

まちの魅力をテーマごとに構成。子どもと楽しめるスポット、おむつ替えができる施設、親子で入りやすい飲食店など、おすすめできるスポットを掲載。

「子連れでお出かけマップ」の制作工程

Polarisは地域人材が活躍できる場を作っていくことに注力しており、「子連れでお出かけマップ」の制作を通して、地域の人が持つ日常生活の情報に価値を創出しています。

そのため、マップの制作主体は各地域の生活当事者の方々で、次の制作工程①~③までを対応します。

地域情報座談会の実施

地域の人には、まず「地域情報座談会*」へ参加いただき、生活圏内で子育てに役立つ情報を提供していただきます。座談会では、Polarisが参加者のみなさんと視点を共有しながらファシリテーションを務め、初めて参加する方でも話しやすい環境を設定。多様なアウトプットにつながっていきます。

編集会議→編集

編集会議では、座談会参加者のみなさんから出た情報を元に編集方針を決め、一緒に編集作業を進めていきます。地域の子育て中の方も参画することで、当事者性が高まり、まちでの暮らしを知りたいファミリー、プレファミリーの購入検討者層に寄り添ったコンテンツとなっていきます。

制作

必要な情報が集まったら、制作は、Polarisのデザイン制作チームが担当します。マップの仕様はA3クラフト紙のモノクロ両面印刷を、A6サイズに折り込んだもの。デザインも含めて、手作り感のあるラフな仕上がりで、手に取った人が地域への親近感を持てることを目指しています。また、デザイン制作はPolarisへ登録している秋田県在住のメンバーが担当するなど、遠隔でもスキルを活かして仕事に関わる機会につながっています。

Polarisの関わり方

地域と共に創る

Polarisでは、「子連れでお出かけマップ」ご依頼の際、各地域の生活当事者をリクルーティングし、地域情報座談会を実施します。座談会の参加者は、地域の子育て支援団体やPolaris独自の地縁での募集となります。こうしたリクルーティングには、地域の価値創出に貢献してきたPolarisならではの共創理念が活かされています。
また、「子連れでお出かけマップ」は、地域の生活当時者の視点で作成されたマップだからこそ、そうしたファミリー・プレファミリー層のニーズに応えることができています。

制約や不便さから価値を見つける

地域情報座談会は、これまで地域のカフェやレンタルスペース、不動産販売センターで実施してきました。現在は、不特定多数が集まる座談会形式は実施が困難になっているため、「オンライン地域情報座談会」を中心に実施し、集まれないからやらないではなく、集まれる工夫を施しています。
また、座談会では、Polarisスタッフのファシリテーションにより、街のいいところだけでなく、暮らしの中で感じている不便な点も併せて、普段の暮らしの様子をヒアリングし、依頼顧客へのレポーティングを行っています。

Polarisが目指す地域活性

生活者視点が地域活性化を促す

子育てファミリーが、生活拠点を検討する際に重要なポイントに、「子育てのしやすさ」を挙げる人は多いのではないでしょうか。行政の施策や保育園の入りやすさ、生活利便性など表面的な情報はもちろんのこと、かかりつけ医の評判やスーパー・商店街の使いやすさなど、そのまちでの子育てがリアルにイメージできるかどうかが、ファミリー世帯が住まいを決める後押しになります。
また、ファミリー世帯の引っ越し後の“孤独感”は、転居後の悩みとして挙げられる代表的なものです。そのエリアで、子どもと一緒に楽しめるスポットを知り、子育て中の人に出会える場所を知ることができれば、引っ越し後の子育てをポジティブにイメージできるものとなるでしょう。

そのために、地域で既に生活している人々の視点、そこから発信される情報が重要で、その情報こそが、地域活性化のタネになると考えています。

withコロナ時代に、心をつなぐオンライン

これまで、地域情報座談会は顔を合わせて地域のスペースで行ってきました。しかし、コロナウイルス感染拡大の影響で、対面交流を避けることを余儀なくされ、座談会をオンラインへ切り替えました。すると意外なことに、オンラインで開催した座談会では、人と会う機会が貴重だからこそ、日常生活を過ごしてきた地域への愛着が深まり、その想いを発信したいという意欲にあふれていたのです。
Polarisでは、地域で顕在化していない価値を創出することに注力しています。コロナ禍であっても…、コロナ禍だからこそ、手作りのぬくもりをもった「子連れでお出かけマップ」で、地域活性化に貢献していきます。


「子連れでお出かけマップ」にご興味のある方はこちらへお問い合わせください。


*地域情報座談会は、Polarisの「くらしのくうき」事業(生活者視点を価値に変える事業)の一環です。