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在宅ワーク、こんな風にやってます！【②北九州×東京編】ーPolarisのはたらき方vol.9ー

時間や場所にとらわれないはたらき方を実践するPolarisでは、10年以上前から在宅ワークを進めてきました。在宅ワークには通勤が必要ありませんから、遠くに住む人同士でも一緒にはたらくことができます。

一方で、「住まう地域ではたらきたい」というニーズにも応えているのがPolaris。
例えば、運営を委託されているシェアオフィス「MID POINT」（首都圏に7拠点）では、近隣に住む人たちがコミュニティマネージャーとしてはたらいています。

そして、MID POINTではたらくコミュニティマネージャーを遠隔サポートしているのが「事務局スタッフ」と呼ばれる在宅ワークの人たちです。7つのシェアオフィス運営を4名体制のチームでオンラインサポートしています。首都圏のシェアオフィス運営を、遠隔地からオンラインのみでサポートしている仕事とはどんなものなのでしょうか？　今回は、北九州に在住の豊島瑠奈子さんのはたらき方をご紹介します。

参考）Polarisのはたらき方VOL.4　コミュニティマネージャーという仕事

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【INDEX】

• 在宅ワーク「事務局スタッフ」の仕事とは？
• 在宅ワークスタッフになるには？
• Polarisの在宅ワークを実際に経験して

在宅ワーク「事務局スタッフ」の仕事とは？

MID POINTがスタートしたのが2018年11月。東京の目黒駅・不動前駅を最寄りとし、職住近接をテーマにしたシェアオフィスの運営をPolarisが請け負いました。シェアオフィスの運営とは入居者の共有ラウンジに常駐し、コミュニケーションを促しながら、日々の利用をサポートするというものです。コミュニティマネージャーは近隣に住む人が多く、Polarisが人材募集・採用・研修・育成を行っています。
Polarisの仕事のしかたは基本的にチーム制のため、コミュニティマネージャーも数名がチームとなってシフト制で業務にあたります。ただ、チームで業務をする際にはチームマネジメントが必要になります。そこで、ディレクターと事務局スタッフとコミュニティマネージャーたちというメンバーでチームを構成しています。（チームイメージは下図参照）

• ディレクター（1チームに1名）：チームの統率を取っていく【下図：Director】
• コミュニティマネージャー（数名）：シェアオフィスでの入居者・設備管理【下図：CM】
• 事務局スタッフ（1チームに1名）：シェアオフィス現場業務が円滑に進むようオンラインでフォロー【下図：事務局】

事務局スタッフの仕事は現地で動くコミュニティマネージャーのサポートですが、その業務範囲は多岐にわたり、次のようなものがあります。

• コミュニティマネージャーのシフト組み
• 定例会議の日程調整
• 毎月の経費管理（人件費含む）
• 週次で日報をまとめ、クライアントへ送信
• 現地の備品購入手配
• クライアントの発信した情報の周知
• シェアオフィス入居者管理の事務サポート
• チームのコミュニケーション用メッセンジャーの情報共有を円滑にする

コミュニティマネージャーのシフトが平日10:00～17:00（一部拠点除く）のため、コミュニティマネージャーのシフト時間は、事務局はグループメッセンジャーで進捗確認をしながら、対応が必要になった場合にコメントを返していきます。入居者管理に関わる事務作業もあるため、正確さが求められる一方で、チームがいい雰囲気でいられるように、コミュニティマネージャーたちに寄り添ったメッセージ発信も求められます。全体の業務を俯瞰しながら、チームムードを壊さないように、当たらず触らず見守っていく、緻密さとコミュニケーションバランス力の求められる業務です。

豊島さんはMID POINT以外にもオンラインの仕事をされており、毎日のスケジュールは次にようになっているそうです。

【豊島さんのある一日】
7:00～8:30　起床。朝食。家事。
8:30　末っ子を幼稚園に送る。小学生と中学生の子どもは登校せず家庭学習の日が多いが
登校する際は付き添う。　
9:00～10:00　家事。
10:00～　業務開始。MIDPOINT事務局業務のほか、Polarisが運営している複数のコミュニティ運営事務局業務など複数案件に携わっている。また、Polarisでの業務の合間にオンラインプラットフォーム提供会社の業務であるメール対応や受発注関係業務を行う。
12:00～　昼食休憩。家事。
13:00～　午前中の仕事の続きを行う。体調によっては仮眠をとることもある。
14:00　　幼稚園に子どものお迎え、帰宅。
14:00　　業務の続き。
15:00～　子どもを習い事に送る。
15:30～16:30　ミーティング。その後30分業務を行う。
17:00～　子どもの習い事の送迎。家事など。状況によっては20時くらいまで仕事をする日もある。

愛着のある地元で生活しながら、東京のシェアオフィス運営をサポートする仕事。どのように出会い、どのような日常なのか、具体的に伺ってみます。

在宅ワークスタッフになるには？

──Polarisで在宅ワークスタッフとしてはたらき始めたきっかけを教えてください。

InstagramでMID POINT事務局業務の求人広告を見て応募したことがきっかけです。
応募する少し前の時期に、コワーキングスペースに携わる仕事をしていました。在宅ワークと現地での勤務が半々のはたらき方だったのですが、コロナ禍をきっかけに完全在宅ワークになりました。そこで、ITツールを活用することで在宅ワークでも業務が完結できることに気づき、家族の状況や自分の体調に合わせて自宅で仕事ができる在宅ワークに魅力を感じるようになりました。
在宅ワークでの仕事を他にももう少し増やしたいと思って探してみたのですが、多くの求人が、長時間勤務やコアタイムが必須でした。そんな中、MID POINT事務局業務はそのような時間の制約がなく、核家族で4人の子どもを育児中という私の生活スタイルに合ったはたらき方ができることに魅力を感じました。

Polarisの在宅ワークを実際に経験して

──実際に業務を経験してみて、いかがですか？

研修で「Polarisではメンバーの肩書は役割の違い。上下関係はない」という話がありました。実際に業務がスタートすると、例えばミーティングでは参加しているメンバー全員の意見が尊重されて話し合いが進んでいきます。新メンバーである私の意見もフラットに求められるのは新鮮でした。トップダウンではなく、チームメンバー同士の協力体制のもとで仕事が進んでいくのを実感しました。
またそのような一人一人が尊重される環境では、業務に対する適性も理解されやすく、未経験の業務でも「向いてそうだから」と依頼されることがよくあります。自分では気づかなかった適性を見つけてもらい、新たな業務が増え仕事の幅が広がりました。
フラットに伝え合う雰囲気の中では、自分ではやって当たり前だと思っていたことに対しても感謝を伝えられる場面があり、チームに貢献できている実感を持てています。

──業務をする中で気をつけていること、大切にしていることがあれば教えてください。

チームメンバーとのコミュニケーションはテキストベースでのやり取りが主になるので、正しく情報が伝わる様に、簡単で分かりやすい文章を心がけたり、お礼や謝罪はしっかり伝えたりするように心がけています。
特にコミュニティマネージャーとの関係性においては、先輩事務局メンバーがどのように対応していたのか、チャットツールの履歴を遡って学びました。
基本的にはコミュニティマネージャー同士の連携で現場はスムーズに進行しており、それを事務局メンバーは俯瞰していますが、突発事項が発生した際には、俯瞰している事務局メンバーの視点がスムーズな解決の一助となりますので、それを意識してタイミングを計りながらコミュニケーションをとります。
また業務を行う上で困ったことがある時は早めにチームメンバーに伝え、分からない事をそのままにしたりやり過ごしたりしないように気を付けています。相談や質問は相手の時間を奪う心苦しさもありますが、結果的にはそれが仕事の正確性に繋がると考えています。

──在宅ワーク中心の今のはたらき方についてどう思いますか？

現場で顔を合わせないと分からないことはもちろんありますが、在宅ワークでもチームメンバーと信頼関係を築いて仕事をすることは可能だと感じています。北九州に住みながら、東京や関東地方在住の人たちと一緒にたくさんの仕事ができていることが嬉しいし楽しいです。自分の体調や家族の状況にあわせてフレキシブルにはたらくことが理想のはたらき方だと思っていたので、今は理想にかなり近い状況です。
また、このようにここちよく暮らし、はたらいている自分の姿を子どもたちに見せることで、子どもたちに良い影響があるのではないかと思っています。
在宅ワークは、私にはとても合っているはたらき方なので、家族の状況や自分の状況に合わせて、仕事の量を増やしたり、新しい業務に挑戦したりして、Polarisでの業務を今後も続けていきたいです。

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多様で柔軟なはたらき方を実現するものとして、非常に可能性がある一方、対面での業務とはまた異なる難しさも生じる在宅ワーク。
Polarisでは、その難しさを「仕組み」で乗り越え、メンバーひとりひとりが相互にフォローし高め合えるチームの形成を常に目指しています。

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【Polarisの「仕事のしかた」とは？】
Polarisの「仕事のしかた」とは？　vol.1
業務委託ではたらく！　―Polarisの「仕事のしかた」とは？　vol.2―

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【Polarisのはたらき方】
Polarisのはたらき方vol.1【Polaris流テレワーク】スタート
Polarisのはたらき方vol.2【Polaris流テレワーク】Web会議編
Polarisのはたらき方vol.3【Polaris流テレワーク】オンラインお茶会&飲み会編
Polarisのはたらき方vol.4 コミュニティマネージャーという仕事
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