オンラインでのテレワークの仕方に迷ったら読む、テレワーク実践編
Polarisの仕事には、スタッフ同士が実際に対面で顔を合わせることなく、オンラインで最初から最後まで業務を進めるものが多くあります。今回は、「飲食店のメニュー作成業務」を例に取り上げ、メンバーがチームで仕事をするための、テレワークの仕方をご紹介します。
INDEX
飲食店向けのメニュー表作成業務をオンラインでスタートするには
1.クライアントからの受注
Polarisでは、業務のご依頼を受けてから、担当チームを編成します。
時間や場所に関わらず、ライフスタイルに合わせたはたらき方ができるよう、デスクワークの場合は、メンバーアサインからプロジェクト終了までオンラインで対応することがほとんどです。
では実際にどのようにプロジェクトを進めるのか、見てみましょう。
【依頼内容】
以前から協業しているコンサルティング会社から、次のような依頼を頂きました。
- 居酒屋やバーなどの飲食店向けメニュー表の作成
- 体裁：A4裏表1枚
- 件数：30件
- 納期：1件につき2週間
2.プロジェクトチームの結成
案件を受託すると、まず担当ディレクターをアサインします。ディレクターはプロジェクトの業務構築から納品までの統括をし、業務の責任を担います。ディレクターが決まると、「事務局」担当者をアサインし、プロジェクト進行のための細かい調整業務を担当します。ディレクターはクライアントとの調整を主に担当し、事務局担当者は、プロジェクトを担当するメンバーの業務管理や調整を行いながら、お互いにプロジェクト全体を支えるようにカバーし合います。Polarisのチームは、このコアの2人が決まることで動き始めます。
今回の案件については、Illustratorを使うため、経験者であることを優先し、Polarisで同様の業務を経験したメンバーに声を掛けました。
その結果、全国に広がるPolarisネットワークが顕在化する、多様なエリアからの参加になりました。
【プロジェクトメンバー】
ディレクター：Nさん（東京）
事務局担当者：Mさん（北海道）
制作メンバー：Sさん（東京）、Nさん（秋田）
チェッカー：Kさん（兵庫）
3.キックオフミーティングを開催
Polarisでは、新しいチームで業務を始める際には、「キックオフミーティング」を行っています。そこでは自己紹介を行うとともに、業務内容の説明、ワークフローの共有、コミュニケーションツールの選定をします。自己紹介では、家庭の状況を含めた近況の共有もしています。メンバーのお互いの状況を知ることで、相手を気遣うことができ、フォローしあえる関係を築けるためです。
▼Polaris流テレワークの心得の詳細はこちらをご覧ください。
ワークフローの共有
今回の業務は、クライアントから受け取った素材データを使い、メニュー表を編集していくというものです。
まずは、業務進行のための基本マニュアルを作り、メンバーがやりにくい部分があれば、話し合って、適宜変更します。また、クライアントとの関わり方についても触れ、今回は各デザインへの細かい要望が発生する可能性があったため、メンバー全員が、クライアント側とコミュニケーションを取れる接点を持つことになりました。
一方、チーム内では、一人の担当者が約10～20件のチラシを担当し、チェッカーに当たる人は、クライアント要望に一致しているか確認する、というフローを共有しました。
また、チームの中で、相談ごとが発生することを考慮し、チャットベースで相談できるようにしました。
コミュニケーションツールの選定
Polarisでは、フリー（無料）で使えるツールを使い、メンバーが仕事への第一歩を踏み出しやすくしています。業務スタート時に、目的に合ったコミュニケーションツールを選ぶことは、プロジェクトの進行にも関わる大事なポイントなので、業務の性質とメンバーの意見を聞きながら選ぶようにしています。
【業務管理用ツール】
今回は、素材データの管理や担当者の割り振り、進捗状況の確認が、逐次必要になるため、リアルタイムでExcel形式のシートを共有できるGoogleスプレッドシートを利用することにしました。
複数人が関わってプロジェクトを進めることが多いPolarisでは、誰がどの業務を担当しているか確認していくことも大事な仕事です。主に事務局がこの役割を担い、振られていない業務がないか、進捗が滞っているところはないか、確認していきます。
【コミュニケーション用ツール】
クライアントとのコミュニケーション用にFacebookグループを作成し、 メンバー間のやりとりは、チャットベースでコミュニケーションが取れるFacebook Messengerを利用することに決めました。さらに、データや関連資料等は個人デバイスには保管せず、必ずDropboxに保存し、メンバーで共有することにしました。
▼オンラインツールの特徴についてはこちらをご覧ください。
オンライン業務のクロージング
今回の業務は次のように進んでいきました。
- クライアントからDropboxでデータを受領。
事務局担当者が内容を確認し、制作メンバーに振り分けを連絡。同時にデザインごとにFacebookグループにスレッドを立て、適宜進捗報告。 - 制作メンバーは不明点があれば、事務局と確認と取りながら制作。
作業が終わるとデータをDropboxの確認用フォルダにアップロード。
事務局へFacebook Messengerで報告。 - チェッカーは、できあがってきたデータの内容を確認。
修正がある場合、制作メンバーへ修正を依頼。 - 制作メンバーがデータを修正し、Dropboxの納品用のフォルダにアップロード。
- 事務局は、Dropboxの納品用フォルダにあるデータを確認し、クライアントへ納品。
- クライアントから修正依頼があれば、事務局を通して制作メンバーが修正。
振り返り
Polarisでは、業務が終わると、webフォームで報酬申請をします。この時に、業務の感想や反省を報告することになっており、事務局担当者は、この情報を参考に、次の業務への対策を立てていったり、メンバーか直接意見を聞いたりします。
では、本業務を担当したメンバーの振り返りをご紹介します。
〇良かった点
・進行管理、編集作業、チェック、直し、再チェック、納品とそれぞれの担当をそれぞれが責任を持ってしっかりと行い、やり取りは思いやりを持って、特に年末進行の公私共に忙しいときは、励ましあい褒めあってやり取りも楽しく業務に取り組めました。納品時の達成感はなかなかのものでした。（制作者）
〇改善すべき点
・個人的には進行管理のツールをもっと使いやすいものにすれば良かったな～と思っています。Trello使えば良かったかな…と。（事務局）
・クライアントの意図するデザインチェックのポイントやコツをつかむのに時間がかかってしまい、業務開始後しばらくは、他のメンバーの作業負担を増やしていたのではないかと反省しています。対面ならちょっとその場で聞けばすぐ解決するようなことも、オンラインだと質問する側も答える側もハードルが上がってしまい、必要以上に解決までに時間がかかることがあるので、コミュニケーションの方法を改善していきたいと思います。（チェッカー）
Polarisでは、オンラインツールを活用することで、様々な地域に住む、多様なスキルをもったメンバーが「はたらく」ことでつながっています。対面に比べると少し物足りない部分があるオンラインですが、だからこそ、コミュニケーションが取りやすい場づくりを目指し、日々工夫しています。