オンラインでの仕事の仕方に迷ったら読む、テレワークの心得

著者:スタッフポラリス

オンラインでの仕事の仕方に迷ったら読む、テレワークの心得

4月の緊急事態宣言をきっかけに、急速にテレワークが普及してきました。
内閣府が2020年6月21日に公表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」により、全国でテレワークを経験した人の割合は34.6%であることが分かっています。
しかし、「ほぼ100%テレワーク」のはたらき方は、全体の10.5%、「50%以上がテレワーク」も11.1%で約1割とまだまだ低い水準です。

感染症の影響下において、経験した働き方とテレワークの実施状況 (出所:内閣府)

今回は、なかなかテレワークの導入が進んでない、導入してみたものの思うように仕事ができないという方に、Polaris流のテレワークを円滑に進める方法についてご紹介します。

INDEX

Polarisはテレワークが「前提」

コロナ禍に置いても、今までと変わらず業務ができている理由について、創業者の市川望美は次のように言っています。

Polarisでは、そもそもテレワークを基準にしています。
というのもPolarisの事業の根っこは、子育て等ではたらくことに制約がある人たちが集まっているという特徴上、時間や場所で拘束されることが難しいという状況があったためです。
業務をスタートするにあたり、まずはフリー(無料)で使えるツールを使うことで誰でも一歩を踏み出しやすくしました。
また、オンラインツールを使って、仲間とコミュニケーションを取ることで、在宅でもどこでも仕事ができる仕組みを作りました。
そのような状況で仕事をスタートしたことが、現在のコロナ禍に置いても、今までと変わらず、多様なメンバーがオンライン上で連携しながら、業務を遂行できている理由だと思います。
ずっとテレワーク中心でやってきたので、オンラインでのコミュニケーションスキルも自然と鍛えられていきました。

制約が新しいはたらき方を作る――コロナ禍で体験している日常の変化を、Polarisでは先に体験したために、オンラインでのはたらき方が前提になっていたのです。

テレワークの心得

それでは実際にPolarisメンバーが、テレワークをする上で日々意識しているポイントを紹介します。

チームメンバーを理解する

前述の市川のコメントのとおり、何らかの制約がありつつ業務をしているメンバーが多いため、自分の置かれている状況を可能な範囲で開示します。
例えば、新しいチームで業務を始める際には、オンラインで顔を合わせて「キックオフミーティング」を行います。そこで自己紹介を行うとともに、家庭の近況などの共有もします。

  • 今は子どもの夜泣きがひどくて寝られない
  • 日中は未就園児がいるので作業は専ら夜になる
  • 夫がテレワークで家にいるため昼食準備に手間がかかる

など、お互いの状況を知り、気遣うことでフォローしあえる関係を築けます。

また、定例ミーティングでも会議の冒頭に「チェックイン」としてお互いの現状確認を行い、相手の状況(体調やプライベートの様子、他の業務の進捗や課題)を知り、自分の状況を伝えます。メンバー同士の理解が進むことで、お互いを承認し合え、仕事に向かう気持ちの安定にも繋がります。
さらに、自分のことを話していると、あえて他人に伝えていない意外なスキルも見えてきます。すると、ディレクターやメンバー同士で「あの人ならこんなことをお願いできそうだな」と仕事のイメージもつきやすくなります。

ミーティング風景

「チェックイン」やオンライン会議のコツについてはこちらをご覧ください


情報は同時進行で共有する

ミーティングはチームメンバーが全員参加できるように調整しますが、参加できなくても情報共有できるように、議事録を残しています。その際も、ミーティングと同時進行で情報を共有することが大切で、ほかにも次のようなポイントがあります。

  • ChatWorkに議事録を直接書き込んでいく
    適宜データを編集しながらアップしていくことで、途中から参加するメンバーもすぐにキャッチアップできます。また、単語検索もしやすいので、データベースとしても使えます。
  • 議事録作成者以外も議事録に情報を追加する
    担当者だけに任せることなく、会議に参加していた人は議事録の追記をしていきます。全員が議事録作成に関わることで、受け身ではなく、能動的な参加につながります。
  • 関連資料はクラウドに保管
    議事録もその他資料も、個人では持たず、チームメンバーで共有しているDropboxやkintoneなどのクラウドツール上で共有します。資料の更新を別の人が担当する際にも役立ちます。

テレワークにオススメのツール

Polarisでは、Facebook、ChatWork、Dropbox、kintone、Trelloなどを使っていますので、それぞれの使い方をご紹介します。

Facebook

目的:トピックスごとに情報共有したいときに使います。
メリット:1投稿ずつコメントを付けられるので、話題を絞って情報共有できます。 
具体例:プロジェクトに手を挙げてもらったり、議題について話し合ったりする時に使用します。

Facebook使用画面

ChatWork

目的:メンバーに依頼がある時、「タスク」機能を使って期日や依頼事項を伝えることができます。また、お知らせや確定事項などを伝える掲示板的な機能としても活用します。
メリット:「新着順」「チャット別」「ユーザー別」とメッセージの検索が細かくできるので、過去のメッセージを検索するのにも便利です。
相手への既読が付かないので、時間を気にせず自分のタイミングでメッセージを送ったり読んだりできます。
リアクションボタンを使ってメッセージに
“ありがとう” “了解” ”すごい“ ”いいね“ などと反応すると、誰でも簡単にコミュニケーションが取れます。
具体例:プロジェクトごとにChatWorkグループを作り、チーム全体への進捗報告・連絡、相談に使います。
よく職場で使っている未決・既決ボックスを、ChatWorkで「タスク追加」「完了」のように使うと、オンラインでもスムーズにタスク管理ができます。

ChatWork使用画面

Facebook Messenger

目的:ChatWorkやFacebookよりカジュアルな連絡や相談で使います。
メリット:相手がいつメッセージを読んだかが分かるため、急ぎで連絡を取りたい時や個別に相談したい、聞きたい時に気軽に使えます。
具体例:会社にいる時、隣の人に「ねぇねぇ」と話しかけるイメージで使います。ChatWorkの「報告・連絡」に対して、Facebook Messengerは「雑談・個別相談」と目的が異なります。

Dropbox

目的:プロジェクトごとの業務マニュアルや資料、納品物の格納に使用しています。
メリット:メンバーがファイルを更新すると、その他のメンバーに通知される機能もあるので、同じタイミングでパソコン作業をしていると、顔を合わせてはいないものの、一緒に作業している感があります。
具体例:関連資料等は個人で持たずに、必ずDropboxに保存し、メンバーで共有しています。もしメンバーのひとりが家庭の事情等で作業がストップしてしまっても、他のメンバーでフォローすることができます。

kintone

目的:kintoneは、サイボウズ(株)が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスで、情報管理や進捗管理に使用しています。
メリット:フォームとデータベースの連動、データベースとメーラー機能の連動など、業務に必要なデータを安全に管理しながら作業できます。
また、各アプリにそれぞれアクセス権を柔軟につけられ、閲覧・編集権限などを細かく設定できるほか、各アプリを連携させて事業部ごとの案件管理を一元化できます。
具体例:Polarisでは、顧客管理、登録者管理、案件管理、報酬管理など、セキュアなバックオフィス業務に使用しています。

Trello

目的:イベントやプロジェクトの進行管理に使います。
メリット:タスクをカードに見立てて、ボードに付箋を貼ったり、剥がしたりする感覚でタスク管理ができるため、全体の作業の進捗状況を、視覚的に把握できます。
具体例:広報部門でSNS、WEBの記事掲載に関する進捗管理、イベントの進捗確認などに使っています。ChatWorkのタスク管理よりも全体の流れや進捗状況の把握がしやすいのがポイントです。

Trello使用画面

タスクを個人に帰属させないことが、チームの成長を促す

誰もができることを目指す

Polarisのテレワークの多くはパソコンでの事務作業になり、人によって作業の方法は様々です。しかし、クライアントに納品する以上、一定の品質が求められます。そこで、納品基準を明確に示し、マニュアルに整理して共有します。Aさんだからできる方法ではなく、誰がやってもできるツールと方法を用意することで、納品品質を一定に保ちます。

一見複雑に見える業務も、整理してシンプルにすることで、誰もができる作業に落とし込むことができるため、特別なスキルを求めなくても対応できることが増えていきます。この、「業務をシンプルにする」ところにPolarisの仕事のエッセンスがあるとも言えます。

チームが自然と成長するコツ

Polarisでは、“チーム”で業務を行っており、複数人でのコミュニケーションを前提として情報共有しています。
チームというと、牽引するリーダーがいて、その人についていく、という構図を描きますが、Polarisでは牽引型のリーダーは置かないようにしています。牽引型の人がいると、その人の発言だけが「正」になりがちですが、実際の業務における最適解とは離れてしまう場合があるためです。また、リーダー対ほかのメンバーという対立関係を生むことにもつながります。そこで、チームメンバーの意見をよく聞き、現場における最適な方法を見出すために次のような方法を取ります。

  • 「真ん中のテーブル」を意識する
    チームの真ん中に、誰もが見えるテーブルがあると意識し、個人の中にある疑問や課題は、そこに見える化していきます。
    例えば、疑問があれば、Facebookメッセンジャーでグループ全体に投げかけます。
    すると、多くの場合同じ疑問を持っていたメンバーがいて、その人にとっても疑問を解消する場になります。自分だけがわからないのか?と遠慮し過ぎることなく、みんなのために、敢えて「真ん中のテーブル」に置くことを意識しています。
  • お互いの意見から「学び合う」関係
    チームの中では、すべてのメンバーが同じ目的をもった参加者ですから、課題があった際に、誰かが解決してくれるのを待つだけではなく、自分なりの解決方法や意見を発していくようにしています。
    わからなければ「わからない。気づいていなかった」と発するだけでも、「気づかない人もいる」という一つの事実が見えます。また、自分はこうしている、という例でもいいのです。誰かの回答を待つことなく、情報を出し合うことで、チームにとって最適と思われる結論にたどり着くことができますし、お互いの意見を聞いて、学び合うことができ、チームの仕事の品質が一つ深まります。
  • いざとなったら直接話す
    こうしてみると、テキストでのコミュニケーションを中心にしているようですが、テキストではニュアンスを伝えきれない相談もあります。そうした場合は、ZoomやFacebook Messengerのビデオ機能を使い、短時間でも対面で相談や確認をするなど、状況に合わせて使い分けていることもポイントです。
  • 一定期間での振り返り
    Polarisでは都度、チーム内で振り返りの場を設けて、業務の進め方について相談したり、困っていることがないかなどを共有しあったりすることで、よりスムーズに心地よく業務が遂行できるようにしています。個人の課題と思われていたことも、チームで共有することで、チームの課題に変わっていきます。そうして、個人にタスクや課題を帰属させず、チーム・組織で解決していこうというのが、Polarisの仕事の仕方です。

いかがでしたか。
オンラインでもリアルでも相手と丁寧に向き合うことが一番大切です。やるべきことを一つ一つクリアにすればオンラインだけでも十分業務は遂行できます。
以上をヒントに今までの仕事の進め方を見直してみると、あなたのチームもきっと進化するはずです 。


テレワークを使ったはたらき方についてはこちらをご覧ください
Polarisのはたらき方VOL.1 【Polaris流テレワーク】スタート編
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編
Polarisのはたらき方VOL.3【Polaris流テレワーク】 オンラインお茶会&飲み会編
テレワークで雑談タイムを設けるとどうなるのか?
オンライン会議、スタートは「雑談」で