Polarisのはたらき方VOL.1 【Polaris流テレワーク】スタート編

著者:スタッフポラリス

Polarisのはたらき方VOL.1 【Polaris流テレワーク】スタート編

Polarisのテレワークのポイント

Polarisの事業の根っこは、子育て中の女性の「暮らしにくく、働きにくい」という課題を解決し、多様で柔軟な働き方をつくること。まず着手したのは、オンラインツールを使って、仲間とコミュニケーションを取りながら、在宅でもどこでも仕事ができる仕組みづくりでした。
まず、2011年に会社を立ち上げた当初から進めてきたのは、誰もが気軽に始められるカジュアルスタートできるテレワークスタイルです。フリー(無料)で使えるツールを使うことで誰でも一歩を踏み出しやすくしています。

テレワークの基本になる3つのツール(FacebookChatWorkDropbox

Polarisでは、約350名(2020年3月現在)のメンバーがいます。Polarisの地元である世田谷・調布だけでなく、関西や東北、北海道、海外在住など、様々な地域で暮らしていて、直接顔を合わせることは滅多にありません。個別の業務やプロジェクトの募集や進捗管理、情報共有、納品など、すべて無料でスタートできるオンラインツールを使って行っています。では、テレワークを始めるための基本のツールをご紹介します。
※それぞれのツールの仕様や詳細についてはリンクをご確認ください。

1.Facebook

【用途】

  • 業務の募集(業務内容や仕様、報酬などの案内)
  • メンバーからの業務へのエントリー

各案件やプロジェクト毎にグループを作成し、進行管理に加え、チームメンバーとのコミュニケーションツールとしても活用しています。

2. ChatWork

【用途】

  • プロジェクトごとにグループを作成し、進捗管理として利用

打合せや相談をオンライン上で実現できます。
タスク機能があり、誰かに依頼したいことや自身のタスク管理ができて便利です。
クライアントもグループに入ることで、資料の送付、情報共有や相談・決定などをスムーズに行うことができます。
※運営メンバーは一部有料で利用

3. Dropbox

【用途】

  • ドキュメント管理

各プロジェクトごとの指示書に当たるもの、業務マニュアル、納品物の格納はここへ。
プロジェクトごとに共有するメンバーを指定しています。
※運営メンバーは一部有料で利用

コミュニケーションを支えるテレワークツール

Zoom

大勢で参加でき(無料アカウントで100人、有料アカウントで500人参加可能)資料の画面共有ができるため、定例ミーティングやクライアントとの打合せ、オンライン講座や研修などにも利用しています。また録画ができるため欠席者への共有もでき、便利です。

Facebook Messenger

対面で話せたほうが伝わるな、そんなちょっとした相談事には、FacebookのMessengerのビデオ機能を使い、短時間でさっと確認などを済ませます。

移動中のちょっとした時間にも、業務の確認や連絡を。

上記のようなツールを活用し、基本的な業務の進行や情報共有は、すべてオンラインで行うことができています。またスマートフォンのアプリにも対応しているので、電車などの移動中や、子どものお迎えや習い事の待ち時間などに、内容確認、返信するなど、スキマ時間をうまく活用しながら、暮らしに合わせて「はたらく」時間を創り出しています 。

Polaris流 テレワークコミュニケーションのコツとは?

業務のやり取りはFacebookグループで。他の人のエントリーの状況や、質問などのやり取りを見ることができます。様子がわかることで、初めての方、途中参加の方も安心してエントリーできます。

Polarisに新たに関わるメンバーの中には、対面ではないテキストでのやり取りが不安…という声も、もちろんあります。表情や温度感などがわからない、ちゃんと伝わっているだろうか、やりとりの回数が増え大変になりそう…など。

テキストでのコミュニケーションのコツは以下の4つ

  1. 内容は“タイトル”や“冒頭”に完結に!
  2. 確認したら、イイね!など、リアクションボタンを有効活用。
  3. 質問を歓迎する!質問こそが業務のブラッシュアップにつながる
  4. チームメンバーみんなでフォローしあう。

Polarisでは、“チーム”で業務を行っており、一対一ではなく、複数人でのコミュニケーションを軸として情報共有しています。業務への質問や確認は、コーディネーターに集中しがちですが、メンバー同士でわかることはフォローしあうことで、学び合うチーム作りを意識しています。また絵文字や、リアクションボタンなどの活用しながら、気持ちや温度感を伝え合うこともあります。またテキストだけにこだわり過ぎず、ZoomやFacebook Messengerのビデオ機能を使い、短時間でも対面で相談や確認をするなど、状況に合わせて使い分けることもポイントです。

また、転勤で遠方に引っ越しをした、子どもが小さくてなかなか外出できない…そんなメンバーからは、オンライン上で顔をあわせて仕事はできるけど、仕事以外のたわいもない雑談の時間があると、なおいいな…といった声があがりました。その声を受け、オンラインミーティングの開始時間の10~15分前にZoomをあけ、会議スタート前の時間を雑談や近況シェアの時間を設定しています。(自由参加)ちょっとしたコミュニケーションの積み重ねが、チームではたらくための大事なポイントにもつながっています。

やってみてどうだった? Polarisメンバーの声

海外転勤でオーストラリアへ引っ越ししたメンバー。引っ越しして数年になりますが、変わらず業務を続けてくれています。

Polarisに出会い、オンラインツールを使用する前は、ちゃんと仕事ができるのか?直接会って話をしたり、作業した方が効率がいいのでは?と思っていました。しかし遠方へ引っ越したことをきっかけに、オンラインツールを使用せざるを得ない状況になり、始めた当初は、意思疎通や業務のやり取りに歯がゆさを感じることはありましたが、「習うより慣れろ」ですね。以前よりもコミュニケーションをとる機会が増えましたし、「ちょっと今話せますか?」と、ちょっとしたすき間時間を利用して、どこでもやり取りができるようになりました。(メンバー歴4年 北海道在住)

小さな子連れで打ち合わせのために現地に移動する際には、昼食、おやつ、お茶、着替え、おむつ、おもちゃなど一式準備して、さぁ行こうと思ったら、雨が・・・なんてこともありました。Zoomで気軽にオンラインミーティングをするようになってからは、移動の負担がなくなり、その時間、ちょっとした家事を済ませたり、ミーティング前に資料に目を通したり、と時間にも気持ちにも余裕が生まれました。(メンバー歴2年半 世田谷区在住)


お伝えしたように、基本的には、既存のクラウド型のグループウエアを無料の範囲(一部有料)で利用しています。複数人に同じ内容を共有し、それぞれのタイミングで確認、業務に取り掛かれることで、それぞれのライフステージに合わせた、多様で柔軟な「はたらき方」を実現することができています。

もちろん、すべてオンラインのみ、ということではなく、cococi という事務所兼ワーキングスペースも持っており、同じ時間を過ごしながら仕事をすることもできるし、家でも他の場所でもできる…。それぞれタイミングや、業務の内容に合わせてはたらき方を選ぶことができる仕組みと、その仕組みをみんなが心地よく享受しあう組織の風土との両輪で、はたらき方はもっと多様で面白くなる、そんなふうに感じています。

テレワークをはじめてみたいけれど、どう取りかかればいいか、何から始めたらいいか、という方に参考になれば幸いです。まずは、部署単位で、チーム単位で、気軽に取り入れてみてはいかがでしょうか?


web会議の進め方はこちらをご覧ください
Polarisのはたらき方VOL.2【Polaris流テレワーク】Web会議編