コロナ禍を経て在宅ワークが広く認められるようになり、在宅ワークでのコミュニケーションや業務管理も、多様な選択肢から選べるようになりました。私たちPolarisは、2012年の創業当初から在宅ワークが前提となっており、在宅ワークのツール選びには、ことあるごとに頭を悩ませてきました。その結果、現在活躍しているツールの一つがサイボウズ株式会社のクラウドサービス「kintone」と「メールワイズ」です。今回は、kintoneを使ったPolarisの業務改善についてご紹介いたします。
【INDEX】
時間や環境に左右されないはたらき方を提供してきたPolarisは2012年の創業時から、在宅ワークができ持続可能である業務設計を前提にしていました。当初、知り合いを通じて集まったメンバーが、仕事を軸にしたコミュニティでつながり、時間や場所の制約なく働けるよう、仕事の情報共有は、FacebookやGoogle、Dropboxの無料ツールを使っていました。インターネットに繋がればいつでもどこでも使え、初期投資のハードルも低いので、「空いている時間に仕事をしたい」というニーズに応え易かったのです。わかる人がツールの使い方を伝え、みんなで新しい仕事の仕方を身につけることで、働くことから離れていた人たちが、少しずつ自信を取り戻して、「自分らしく暮らしはたらく」きっかけを見つけられたのではないかと思います。
その後Polarisと共に仕事をする人が増えるにつれ、Wordpressのフォーム機能なども使いながら、Excelを中心に業務管理をしてきましたが、業務範囲やボリュームが増え、無料ツール中心では業務を安全かつ合理的に管理することが難しくなってきました。特に、顧客情報・業務内容・メンバーの個人情報については、機密情報として慎重に管理すべきであるものの、事務所にしまい込んでしまうと、在宅ワーク中心の人は担当になれません。かといって、Polarisの業務に合わせてセキュリティの高いシステム設計を依頼するようなコストはかけらない状況でした。
例えば、マイクロジョブと呼ばれていた、細かく分業した仕事への報酬(1人数千円/月×10人など)を、顧客受注からメンバーへの委託・支払完了まで、効率よく的確に低コストで情報管理するにはどうしたらいいのか……。Polarisで仕事をする人や業務の量が増えていく中、今のやり方では一部の人に余計な負荷がかかっている、とモヤモヤと時期を過ごしたものです。
そうした中で、2014年頃からプロボノとしてPolarisに関わってくださっていたITコンサルタントの方に改めてご相談をし、導入したもののあまり活用できていなかったkintoneを、改めて活用していくことにしました。
Polaris立ち上げ当初は、担当者が個別に管理すればよかった情報ですが、関わる人が増え、業務も増えることで、より効率的に、かつ組織としての管理体制を整える必要がありました。
しかし現状は、業務管理をきちんとしようとするあまり、Excelデータが増え、その結果参考にしたい過去の事例が埋もれてしまうということも。
そこで、kintoneで在宅ワークでも次の業務を管理ができることを目指しました。
kintoneアプリはプログラムコードが書けなくてもアプリを作ることができます。とはいえ、アプリを作るには、業務知識とアプリ設計知識の両方が必要です。ただ、当時のアプリ設計担当者は、特にSE経験などない案件管理担当者で、システム設計のお作法もわからず、業務知識側しかありませんでした。そこで、プロボノのITコンサルタントに相談しながら、まずは業務フロー全体を可視化し、目的を明確にしました。次に、問題が起こる工程、工数が多い箇所を洗い出し、それらの工程が本当に必要なのかを整理するなど、業務設計整理とアプリの概要設計を並行していきました。ほかにもkintone設計経験者を探してサポートしていただいたり、サイボウズ社のヘルプデスクに相談したりしながら、学びつつアプリを作成したのでした。
その中でも大事にしたのは、在宅ワークでも正確に情報を把握できることです。担当者に直接確認しないと正しい情報が得られないというのは、特に在宅ワークでは仕事が進みにくくなる要因です。
例えば、クライアント業務が発生する際は、まずご相談の機会(初回打合せ)があります。初回打合せをした後、案件化しないこともありますが、それでも初回打合せの内容を社内情報として記録に残すことで、担当者以外も経緯を知ることができ、成約率を把握することができます。在宅ワークで顔を合わせないからこそ、こうした小さい情報共有が、チームワークのために大切だと考えています。
そこで、案件管理アプリの中に進捗状況欄を作り、顧客管理データ(クライアントDB)や打合せ内容のデータ(打合せレポート)を紐づけていきました。
アプリの中に設問はいくらでも作れますが、アプリ一つに対して目的は一つにしており、連携する業務は参照機能を使うことで整理しています。また、参照先のデータそのものを編集したい場合は、クリック一つで参照先データにとぶこともできるので、新たなExcelファイルを探して立ち上げる手間に比べると非常にスムーズになりました。
こうした案件管理アプリを作ったことで、次のメリットが得られています。
ほかにも、kintoneアプリに置き換わったバックオフィス業務は多くあります。例えば、Polarisはメンバーの皆さんとは業務委託契約で仕事をしているため、毎月請求書を発行いただくことになります。そこで、簡易請求書としてフォームからkintoneアプリにデータ集約をし、事務局がkintoneアプリを使って確認をしています。また、契約の際の個人情報もフォームでkintoneアプリに集約し、一人当たりの契約件数が増えた際もアプリ上で管理しています。
Polarisでは、「チームではたらく」ことが組織と個人の持続可能な関係をつくっていくと考えているため、担当者だけが理解できればいい業務管理ではなく、誰が見てもわかりやすく、いつでもどこからでもアクセスできて安心安全なツールを必要としています。kintoneは、そうしたニーズに一つの解を与えてくれ、私たちがよりしなやかにはたらけるよう、サポートしてくれています。サイボウズさん、在宅ワークを支えてくれる、自分らしくはたらける業務ツールをありがとうございます!
※本記事は2023年6月3日時点の情報をもとに執筆されています。
【Polarisの「仕事のしかた」とは?】
・Polarisの「仕事のしかた」とは?
・業務委託ではたらく!
・組織文化を醸成する“こころえ”
6月8日(木)に開催されるProject Mariage主催「Well-beingな働き方って?」(東京のオフ会in DIAGONAL RUN)に、Polarisが出展します。また、イベント内で行われるトークセッション「より自分らしく働ける会社づくり、環境づくり、事業づくり~Well-beingな働き方って?~」に取締役ファウンダーの市川望美が登壇します。
「東京のオフ会 in DIAGONAL RUN TOKYO」とは
Project Mariageは、福岡天神エリアで働く女性たちがによるWell-beingについて考えていくプロジェクトです。「東京のオフ会 in DIAGONAL RUN TOKYO」では、働く女性たちが自分自身と向き合い、自分らしく働くことについて考えること、そしてそれらを多様な立場の方々と対話するためのトークショーや展示、サービス体験の提供を行います。
日時:2023年6月8日(木)10:00~16:00
場所:DIAGONAL RUN
東京都中央区八重洲2-8-7 福岡ビル4F
JR東京駅徒歩約9分 JR有楽町駅徒歩約7分
東京メトロ銀座線 京橋駅徒歩約3分
※入場無料。予約不要。
※プロジェクト詳細はフライヤーをご覧ください。
「東京のオフ会 in DIAGONAL RUN TOKYO」フライヤー(PDFをひらく)
【心地よく暮らしはたらくを考えるミニ座談会】
自分らしさって何だろう、心地よさって何だろう?自分は何にモヤモヤしているんだろう?そんなことについて、あれこれお話しませんか。ヒントを解き明かすツールも用意してお待ちしています。
13:10、16:10より「心地よく暮らしはたらくを考えるミニ座談会」を開催します。(最大4名。予約不要)
「より自分らしく働ける会社づくり、環境づくり、事業づくり~Well-beingな働き方って?~」
時間:11:00~12:00
登壇者
株式会社ふくおかフィナンシャルグループ 取締役社長 五島久さま
SOMPOひまわり生命保険会社 常務執行役員 中川ゆう子さま
非営利型株式会社Polaris 取締役ファウンダー 市川望美
※当日、下記URLにてオンライン配信があります。
Zoomをひらく
お買物のこと、お出かけのこと、グルメやアクティビティなど、子育てや保育園、小学校のことなど、京急蒲田エリアにお住まいの方の「ふだんの暮らし」について、お話しいただける方を募集します。
こんな方を探しています!
いずれも年齢が20代~50代、最寄り駅が京急本線・空港線 京急蒲田駅で、現在のお住まいのエリアに1年以上在住されている方(特に幼少期からお住まいの方と、もともと蒲田に地縁がなく、他のエリアからお引越しされてきた方歓迎です。)
インタビュー取材と静止画の撮影を行います。
日程:6月10日(土)〜6月25日(日)のご都合の良い日程
所要時間:計3時間程度 (取材:1時間程度 撮影:2時間程度)
謝礼:20,000円
取材場所:京急蒲田駅周辺
ご参加いただける方は、下記のフォームよりアンケート回答にご協力をお願いします。
応募者多数によりご参加いただけなかった場合については、アンケートに回答していただいた謝礼として、500円分のAmazonギフト券をご登録いただいたメールアドレスにお送りいたします。
件名:【京急蒲田エリア】インタビュー取材の件
メールにてお名前を記載の上、ご不明な点などございましたら、お気軽にお問合せください。
その土地・地域に暮らす人たちの「くうき感」を伝える仕事『くらしのくうき』。
埼玉県 ふじみ野市 上福岡エリアに新しくできる分譲マンションの広告の一環として地域の暮らしの情報をInstagramで発信するお仕事をしてくれる方を募集します。
ふじみ野・上福岡エリアへのお引越しを検討している方が気になる地域の情報(お店や公園、病院や公共施設など)について、実際にそこで暮らす人の視点で、ご自身の経験や現在の暮らしの様子をお伝えしていただくお仕事です。
今回は運用中のアカウントのリニューアルオープンに参画してくれるメンバーを1名募集します。
まずは業務説明会を開催しますので、ご興味ある方はお気軽にご応募ください。お仕事をするかどうかは説明会参加後に決めていただいて大丈夫です。
現在運用中のアカウント loco.space.fujimino
リニューアル参考アカウント mikawashimap
ふじみ野上福岡エリアでの暮らしを楽しんでいる方や子育て中の方、また上福岡駅東口側にお住まいの方歓迎です。
職 種: Instagram運用 地域情報発信メンバー
※自分が住んでいる街の暮らし方や街の情報をInstagramで伝えるサービスです。
実 施 日:1週間に1回程度。地域情報に関する投稿の原稿を作成(写真撮影も含む)。
勤 務 地:自宅(ふじみ野・上福岡エリアでの写真撮影含む)
報 酬:1投稿あたり2,000円、月1回ミーティング(1時間程度、オンライン)1500円
募集人数:1人
※月12回の投稿を4名のシフト制で実施
契約形態:非営利型株式会社Polarisとの業務委託契約
Instagramでの地域情報発信事前研修/運営ミーティング/地域情報発信(Instagram投稿)の実施
Instagram、 Canva、Slack、Googleスプレッドシート
日時:5月29日(月)、5月30日(火)のいずれかの日程の10時~12時
(上記以外の日時を希望される場合にはご相談ください。)
場所:オンライン(Zoom)開催。ご自宅などからご参加いただけます。
(お子さんと一緒でのご参加もOKです)
説明会に参加後、業務へのエントリーという流れになります。
日程に関しては6月上旬~中旬の平日日中の時間帯で調整します。所要時間いずれも2時間程度。
研修も報酬(1回あたり3000円)が出ます。
研修1: 地域情報の伝え方について/業務上のこころえ/コンプライアンスについて
研修2: Instagramの機能について/運用ルールについて
2023年6月下旬~7月初旬
下記リンクよりフォームに入力の上ご応募ください。
【ふじみ野Instagram運用業務 ロコワーク事務局】
locowork-info@polaris-npc.com
(件名に「ふじみ野Instagram運用業務 メンバー募集」と記載の上、ご連絡をお願いいたします)
「素敵でいたい、おしゃれも美容も楽しみたい」それは常にある願いだけど、今年こそ!と思うタイミングってありませんか?そんな方におすすめのワークショップです。
服の悩みの特徴は、「なんかいい感じにならない、着るものない」といった漠然としたものと、「パンツが似合わない」などのとても具体的なものとが混在していること。
どうにかしたいと思っても、何からどうしたらいいか分からなくて、結局いつも同じ、という声をたくさん聞きます。
このワークショップでは、スタイリストと一緒に、困っていることは何かを整理します。
まずは悩みを整理することが課題解決の第一歩。
きっと自分の服ライフを楽しむためのヒントが見つかりますよ。
※時間は前後することがあります。
日時:5月31日(水)19:00~21:00
場所:オンライン開催
参加費:500円
定員:20名
左:川村梨沙(スタイリスト)
スタイリスト歴14年、TVや雑誌でのコーデ10,000以上の実績。
専門学校の非常勤講師として数多のスタイリストを輩出。田舎のビン底メガネ中学生だった自分自身をおしゃれにするにはどうしたら良いのか、徹底的にスタイリングを学び、研究して得た知識と独自のセンスが武器。
10年目で出産、体調の変化や保活、初めての子育てに心も体もボロボロになりながら仕事を継続。自分と同じように、体型の変化や忙しさの中、いろんなことと葛藤しながら働く母たちに母を応援したい、気持ちが分かる自分だからできることがあると思い起業する。
”「なぜこの服にはこれが合うのか」「どうしてこれだとバランスが崩れて見えるのか」など装いの仕組みをわかりやすく丁寧に伝えます。”
右:南部彩子(ディレクター)
リワードローブのコース設計や講座ファシリテーションを担当。NPOでの研究員だったときに出産、自身と周囲の母をケースに「妊娠出産育児で得られる女性の力」を研究し、ワーキングマザー向けワークショップを提供。人が持つ力がもっと社会で発揮されるダイバーシティのあり方がライフテーマであり、人の個性や生き方をサポートするコーチングも提供している。
”おしゃれにはずっと苦手意識があり、リワードローブ最初のユーザーとして自分らしい装いにトライ中です。”
※このイベントは2023年6月18日から始まる「スタイリング講座~自分の「今」にあわせて装いをアップデートする~」のプレイベントです。全5回、オンラインで開催予定です。
※本ワークショップを対面で開催した際のレポートはこちら。
お申し込みはこちらから
株式会社カンマッセいいづな(長野県飯綱町 代表取締役 土倉武幸)と、非営利型株式会社Polaris(東京都調布市 代表取締役 大槻昌美)は協働で、価値交換型ワーケーション『持ち寄る・繋がる・混ざりあう』いいづなワーケーションプロジェクトを、2022年10月から2023年2月にかけて長野県飯綱町で実施しました。
今回5ヶ月にわたって3回実施されたプログラムの成果と課題、また今後の事業モデルについての報告会を現地飯綱町とオンラインにて開催いたします。
ワーケーションで長野県飯綱町を訪れる人と受け入れる地域の人が持っている資源を混ぜ合わせ、新しい価値を創造していく取り組みです。『持ち寄る・繋がる・混ざりあう』をキーワードに、都市部から来るワーケーション参加者と、飯綱町の住民両者がサービスや体験を提供しあい、飯綱町にいる『人』と関係性を深め、その先に続くご縁や、新しい「仕事づくり」につながることを目指します。
今回実証実験として、全3回それぞれテーマを変更し、3つのパターンでのワーケーションコンテンツを実施。今後の飯綱町のワーケーション事業のあるべき姿を検証しました。
成果報告会 及び 事業モデル検討ワークショップ
日時:5月15日(月)
13:00〜14:00 成果報告会
14:30〜16:00 事業モデル検討ワークショップ
場所:いいづなコネクトEAST
〒389-1203 長野県上水内郡飯綱町大字赤塩2489
申し込みはこちら
日時:5月15日(月)
13:00〜14:00 成果報告会
申し込みはこちら
参加費:無料
非営利型株式会社 Polaris(★令和元年度 東京都女性活躍推進大賞 地域部門大賞受賞)
自分が本当に大切にしたい暮らし方と、はたらき方とは?
100人100通りの感じ方を大事にし、「ここちよく暮らし、働く」という問いから多様な答えが共存できる方法をみんなで考える座談会。
コロナ禍は、私たちのはたらき方を一気に変えました。一方で選択肢が増えた分、何が自分の望むことなのか迷ってしまったり、選択できないことを自分の弱さと捉えてしまったりする声も聞かれます。
変化の時代の中で、惑うことは当たり前。この座談会では答えを出すことではなく、対話することを目的としています。他者の多様な価値観に触れながら、自分が本当に大切にしたい「暮らしかた」「はたらき方」を考えてみませんか?
「子どものいる暮らし」とタイトルにありますが、このテーマを起点に、多様な立場から、それぞれのはたらき方を考える座談会です。子育て中の女性だけではなく、男性や学生、独身の方、どなたでも大歓迎です。
日時:2023年5月15日(月)10:00-11:30
参加費:500円
定員:6名
※お子様とご一緒でもOKです。
町田市地域活動サポートオフィス分室
町田市原町田4丁目9−8 町田市民フォーラム4階
※1階に倉敷珈琲のあるピンクの建物
学びのコミュニティ「自由七科(じゆうしちか)」
非営利型株式会社Polarisが運営する学びと探究の場。
変化の時代の中で多様な人とつながりながら、一人ひとりがここちよいと暮らしかたやはたらき方を実現するための対話の場をつくっています。
町田市中町にある、コワーキング&ギャラリー COMMUNE BASE マチノワにて、 2021年にスタートした、 “町田に暮らし、町田ではたらく女性のための応援プロジェクト”です。
下記のPeatixのページからお申し込みください。
※「子どものいる暮らしの中ではたらくを考える座談会」とは何なのか、開催のきっかけや想いなどをnoteに記載しています。
「子どものいる暮らしの中ではたらく」ということについて考える座談会
※PolarisのSNSもチェックしてもらえると嬉しいです。
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Twitter:https://twitter.com/polaris_pr
Instagram:https://www.instagram.com/polaris.npc/
note:https://note.com/polaris_npc0820
本イベントでは、休息の必要性や種類についてセミナーで学ぶとともに、どのように休息と向き合っていけばいいのか、参加者同士で対話します。休息については、休みたくても時間が取れない、あるいは、休むことに抵抗があるという声も多く聞かれます。どうすれば休むことができるのか、他者の視点を聞くことでそのヒントが見つかることでしょう。また、現在休めているという方には、自分の暮らしを捉えなおすきっかけとなるイベントです。
仕事や子育てや毎日の暮らし、私たちは日々いろんなことに向き合っています。ストレスや疲れを感じることもあるかもしれません。一つ一つの課題に取り組むことはもちろん大事です。でもその前に今、十分に休めていますか。本来の自分のパフォーマンスを発揮するには、まず自分に合った休息をとることが必要です。自分にここちよい休息のとり方ができれば、モヤモヤの解消や新しいチャレンジにもきっとよい影響があるはずです。
休息というと、睡眠のような身体的な休息を思い浮かべがちですが、実はそれは休息の一部でしかありません。たとえば好きな音楽を聴いたり、気の置けない友人と過ごすことは、心の休息と言えるでしょう。この他にも、デジタルデトックスや運動も休息と捉えることができます。このように、少し考えてみても休息は多面的なもの。それらをバランスよくとることが自分に合った休息に繋がります。休息のとり方を振り返ってみると、休んでいるつもりでも足りていない要素が見つかるかもしれません。
そもそも休めていないという人は、それはなぜなのでしょうか。休みが必要な状態なのに、休むことを考えることで余計に疲れてしまう。そんな方は、休むことに対するモヤモヤはどこからくるのか、一緒に考えてみませんか?
人生100年時代、なぜ「自分らしく」「心地よく」暮らしはたらき続けることが必要なのか
多様な休息の種類と心地よさの関係性
日時:4月24日(月)19:30~21:00
オンライン開催
参加費:500円
定員:20名
市川望美
非営利型株式会社Polaris 取締役ファウンダー/Chief Story Office
NPO法人Loco-working協議会 代表理事
お申し込みはこちらから
ここちよく暮らしはたらくために、大切なのは心身ともに健康であること。でも目に見えないココロの状態を捉えるのは難しいものです。そんなとき、「カラダを観察すると人の健康度は分かりやすい」と今回のゲストの笠淑美(りゅうよしみ)さんは言います。今回は、自分自身でできるウェルネスチェックの方法を学びながら、心身の健やかさについてトークセッションを行います。
健康の大切さは理解しつつも、私たちは身体のことをどれくらい大切にできているのでしょうか。男女共同参画局※の調査によると、約7割の人が身体に不調を感じているといいます。また、通院しながら働いている人の割合も増加傾向にあるようです。その背景には、長時間労働をはじめとする就業環境の問題や、家庭での女性の家事育児負担の大きさなど、様々な社会課題があります。このことから、身体を大切にするには生活習慣だけでなく、働き方や暮らし方も、どうやら見直す必要がありそうです。
今回のゲストは、一般財団法人ウェルネスサポートLab 代表理事 笠 淑美さん。心身のあらゆる悩みをLINEで看護師に相談できる「フレンドナース」というサービスを展開されています。
私たちが健やかに生き生きと暮らし働いていくために、身体とどのように向き合っていけばいいのか、一緒に考えてみませんか。
※出典:男女共同参画局「男女の健康意識に関する調査報告書」(平成29年度内閣府委託事業)
日時:4月13日(木)12:00~12:50
オンライン開催
参加費:無料
定員:20名
笠 淑美(りゅう よしみ)
一般財団法人ウェルネスサポートLab 代表理事
大学時代より始まった父親の闘病生活を機に「自分らしく健康に生きる」に取り組む。約10年間ランドスケープ・コミュニティデザイン業務に従事する中で、「豊かなコミュニティづくりは豊かな人づくりにある」ということを実感。独立後、「女性のウェルビーイングと働き方」に関心を持ち、女性の働き方支援に取り組む。
2020年1月、一般財団法人ウェルネスサポートLab代表理事に就任。
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